Anticipos en Payables

Un Anticipo es un tipo de factura que se introduce para efectuar un pago anticipado a un proveedor o a un empleado, Esto ocurre cuando uno necesita pagar un depósito en un contrato de arrendamiento, o pagar a un empleado un anticipo para gastos de viaje. más tarde puede solicitar el pago por adelantado de una o más facturas e informe de gastos que reciba del proveedor o empleado para compensar la cantidad pagada a ellos.

Un proveedor o empleado puede enviar una factura que hace referencia a un anticipo. Si un proveedor  reduce el importe de la factura por el importe del anticipo y el impuesto correspondiente, se puede utilizar el anticipo en función a las  facturas aplicadas.

Normalmente en Cuentas por pagar  se crea una factura de un proveedor por  la mercancía que se ha comprado y luego se realiza el pago por  la cantidad facturada. Pero hay situaciones en que el proveedor solicita un anticipo cuando se pide la mercancía. El Proveedor quiere que se pague una cierta cantidad en el momento del pedido y luego pague el restante a la entrega de las mercancías. Este caso es donde se ofrece claramente la funcionalidad de los Anticipos.

Tipos de Anticipos

En Cuentas por Pagar (Payables) puede introducir dos tipos de Anticipos: 

Temporario:Anticipos temporarios se pueden aplicar a las facturas o informes de gastos que se reciban. Por ejemplo, se utiliza un Anticipo Temporario para pagar un hospedaje de algún empleado. Cuando llega la factura del hospedaje, se aplica el anticipo a la factura para reducir el importe de la factura por pagar.

Permanente: Anticipos permanentes no se pueden aplicar a las facturas. Por ejemplo, se utiliza un Anticipo Permanente para pagar un depósito de arrendamiento el cual no se espera factura alguna a aplicar.

Aplicando Anticipos a Facturas
Al crear un anticipo se especifica como cualquier factura. Sin embargo, se especifica el tipo de Anticipo y  la fecha de liquidación, Esta fecha usara el anticipo para aplicar a una factura. 

Digamos que usted está comprando $ 3000 en bienes desde el proveedor ABX. ABX le pidió pagar $ 1500 por adelantado. Cuando  se realiza el anticipo, se crea un pago por adelantado en el módulo de AP y hace el pago de la misma. Más tarde, cuando el proveedor envía una factura de $ 3000 en el momento de la entrega, se crea una factura en la AP y debe aplicar el anticipo al a factura. Esto hará que el saldo de la factura sea de $ 1500 lo cual significa que sólo se tendrá que pagar  $ 1500  al proveedor.

Para crear un anticipo debemos ir a la Responsabilidad de Payables>> Facturas> Asiento> Facturas . Debemos crear un Anticipo de tipo Temporario para poder aplicarlo a una factura. De acuerdo  al caso planteado crearemos este anticipo por 1500 dólares.

Validamos el Anticipo y realizaremos un pago al anticipo. Para ello debemos ir a la Responsabilidad de Payables >> Pagos>>Asiento >> Pagos. Crearemos un pago rápido al proveedor al cual se creó el anticipo, una vez ingresado los datos obligatorios como la cuenta y fecha de pago ingresaremos el anticipo y grabamos. Ahora si bien,  se consulta el anticipo, se  verá que el campo cantidad muestra pagado $ 1500. 

Ahora crearemos una factura Standard con una cantidad de $ 3000. Una vez que se ingresa el nombre del proveedor, saldrá una nota que recuerda que existe un anticipo de este proveedor  que se puede aplicar a esta factura en lugar de hacer un nuevo pago.

Una vez se haya terminado de completar los datos de la factura, validamos el documento.Ahora para aplicar el anticipo a la factura. Hacer clic en botón Procesos  y marcar a la casilla Aplicar / No aplicar Anticipo y  hacer clic en Aceptar.

Saldrá una pantalla donde se podrá observar los anticipos que no se han utilizado para el proveedor. En este caso buscamos el anticipo creado anteriormente y le damos aplicar y de damos guardar.

Luego de grabar el Anticipo bajara a la en la sección de Aplicaciones de Anticipos Existentes. Si desea No aplicar, marcar la casilla  No aplicar y guardar.

Al consultar la factura navegaremos a la pestaña Visualizar Aplicaciones Anticipo.donde verá los detalles del anticipo.

También se observara que le pide volver  validar la factura. Al aplicar el anticipo a nivel de las distribuciones de la factura se ha realizado el descuento por lo que solo debemos modificar el importe de la factura y volverlo a validar.

Ahora la factura ya fue aplicado por el Anticipo si revisamos en la sección de Distribuciones observaremos que la suma de las cantidades de las distribuciones  es de $ 1500, lo que significa que después de aplicar el anticipo, el saldo de la factura se ha reducido a $ 1500. Se observara tanto la linea de articulo de $ 3000 y del anticipo por $ 1500. Con esto ya puede pagar la segunda factura por el precio pendiente por pagar.