Problemas con correo electrónico inválido

En el formulario de Órdenes de Compra después de guardar una Orden de Compra y seleccionar para aprobación. En la pantalla Aprobar Documento, en la región Métodos de Transmisión hay una opción de correo electrónico donde se coloca la dirección de correo electrónico del proveedor por defecto. Esto depende si la configuración en el formulario de Proveedores a nivel de la sucursal se le colocado un Correo Electrónico. 

El usuario tiene la opción de introducir cualquier dirección de correo electrónico en este campo que puede causar problemas si se introduce una dirección de correo electrónico inválido.

Estas direcciones de correo electrónico son registradas en la tabla WF_LOCAL_USER_ROLES. Si la dirección de correo electrónico no es válida, entonces puede provocar que no se puedan entregar notificaciones por correo electrónico que son enviados al administrador del sistema. Por ejemplo el siguiente mensaje sin entregar fue entregado mostrando la dirección de email errado con los siguientes detalles:

From: TOR-IS-Postmaster

To: sales_ti@shopti.com

Sent: Tuesday, January 19, 2013 11:29 AM

Subject: Undeliverable: Closed: Standard PO 301, 0

Delivery has failed to these recipients or distribution lists:

sales_ti@shopti.com

El problema de este error es que la notificación no se proporciona a ningún correo electrónico y este queda como un residuo dentro de la bandeja de correos del Administrador. Una forma para evitar este error es crear una personalización que evite este problema.

Para ello nos ubicamos en la pantalla de Ordenes de Compra, y seleccionamos Ayuda >> Diagnóstico >> Código Personalizado >> Personalizar.  Dentro de la pantalla Personalizaciones de Pantalla debemos agregar el siguiente registro:

Sec= 2 u Otro numero disponible

Descripción = Validar Correo Electrónico

Nivel = Función

Activado= Marcado

En la pestaña Condición ingresamos lo siguiente:

Evento Trigger = WHEN-VALIDATE-RECORD
Objeto Trigger = PO_APPROVE
Condición =  
:PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS is not null and
not exists (select email_address from po_vendor_sites_all
where email_address = :PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS)
and not exists (select email_address from po_vendor_contacts
where email_address = :PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS)
and not exists (select email_address from fnd_user
where email_address = :PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS)
and not exists (select email_address from per_people_f
where email_address = :PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS)
Modo Procesamiento= No en Modo Ingresar Consulta.

Luego hacer clic en la pestaña de Acciones e  ingresamos lo siguiente:

Sec = 10
Tipo= Mensaje
Descripción = Error
Idioma = All
Activado= Marcado
Tipo Mensaje = Mostrar
Texto Mensaje = Correo Electrónico Inválido

Luego agregar la siguiente acción:

Sec = 20
Tipo= Propiedad
Idioma = All
Activado= Marcado
Tipo Objeto = Artículo
Objeto Objetivo= PO_APPROVE.EMAIL_ADDRESS
Nombre Propiedad = VALUE

Guarde el registro, no olvidar cerrar  el formulario, para  completar la actualización. Ir de nuevo al formulario de Ordenes de Compra para aprobar una nueva OC. Para validar esta personalización supongamos que se ingresa un correo que no esta registrado en las tablas: po_vendor_sites_all, po_vendor_contacts, fnd_user y  per_people_f. Al presentarse un caso que no exista en estos objetos saltara el siguiente mensaje y con ello evitaremos enviar una notificación de correo invalido.

Correcciones de Transacciones de Inventory

La pantalla de  Correcciones  sirve para registrar las operaciones de corrección contra transacciones los cuales se han recepcionado en la pantalla de Recepciones.  Esto no incluye a las transacciones realizadas por envíos internos (internal shipments).

Para seleccionar las transacciones para  correcciones debe ir a una responsabilidad de Purchasing >> Recepción >> Correcciones. Saldra la pantalla  Encontrar correcciones, esta pantalla sirve para buscar los documentos para  los que se deseas realizar correcciones. Escribir cualquiera de los siguientes criterios de búsqueda, como por ejemplo El numero de Orden de compra y seleccione el botón Buscar para pasar a la ventana Correcciones de Recepción.

En la pantalla  Correcciones de Recepción puede navegar a esta ventana a las pestañas alternativas para mostrar información adicional acerca de las transacciones. Se tiene la pestaña de transacciones donde contiene la información del Tipo de destino, el número de artículos, el número de revisiones, Descripción de artículo, ubicación, persona, subinventario, y el localizador.

En la pestaña Detalles, puede ver la Nota de Embalaje, número de lote entre otros. En la pestaña de Información del pedido, puede ver el Tipo de pedido , número de pedido, el número de despacho, número de línea, número de envío, Proveedor, Cantidad pedida, UDM y fecha de vencimiento.

En la región de Servicios externos, se puede ver el trabajo / cronograma, Línea, Secuencia de operación, y el Departamento. Ingrese la cantidad de corrección positiva o negativa para la línea actual. Una vez marcado las líneas con los cambios guardar el registro para generar la corrección.

Inactivar Artículos en Organizaciones de Inventarios

En el Modulo de Puchasing si un artículo se le asigna a una organización, sólo se puede eliminar de esa organización, siempre y cuando el artículo no se ha transaccionado. Si se ha transaccionado, el artículo no se puede eliminar de la organización.

Sin embargo, el estado del artículo se puede cambiar a Inactivo en la región principal de la pantalla Principales de Artículos en el campo Estado del Artículo. Esto evitará que los usuarios puedan realizar transacciones con el artículo aunque este continuará  incluido en la lista de valores.

Inactivar Artículo

Para ello debe ir a una Responsabilidad de Inventory >> Artículos >> Principales de Artículos. Buscar el articulo y cambiar el campo Estado del Artículo a Inactivo o cualquier otro estado definido que desactiva todos los atributos que hacen que un articulo sea utilizable (Disponible en Stock, Apot para Transacción, Adquirible, etc.). El estado Inactivo viene configurado con la Aplicación y es para este propósito.

Esta opción lo puede realizar en todas sus organizaciones desde su organización Maestra o inactivar a nivel de una organización. Esto desactivará la opción de realizar transacciones en cada  organización.

Advertencias

Una vez que el articulo está inactivo,  durante alguna aprobación de Orden Compra,  o recepción del mismo artículo, nos saldrá un mensaje de error: Al menos  uno o más atributos no lograron la validación. Esto  se debe a que estos valores están desactivados por el cambio de estado del artículo y con ello evitamos su uso en  alguna transacción.

Incluso puede darse el caso que una Orden de Compra  el cual fue enviado a Aprobar mientras el artículo estaba en uso. Este artículo puede ser inactivado durante el flujo de aprobaciones. Si bien es cierto esto evita las transacciones aun este en uso durante el workflow y claro está aquí también cae ene error indicando que se debe validar los valores y no lo pueda aprobar.

Despacho minimo en Orden de Compra Abierta

Puede crear Ordenes de Compra Abierta (OCA) cuando se conocen los detalles de los productos o servicios que usted planea comprar a un proveedor específico.El acuerdo de compra determina las características y los precios de los artículos. Luego del acuerdo se crean los despachos de forma manual o automática. 

En la opción de Términos podemos colocar que cada despacho tenga un a mínimo importe para su aprobación. La opción de Despacho Mínimo  indica cual sera el importe mínimo de cualquier despacho generado desde la OCA. El Sistema no permitirá aprobar cualquier despacho si el importe total es menos que la cantidad ingresada en el campo Despacho Mínimo. 

Una vez creado la Orden de Compra Abierta, puede disponer a crear sus Despachos. Cuando intente crear sus despachos puede utilizar todas o algunas líneas de su OCA, sin embargo al haber colocado valor en el Despacho  Mínimo debe su despacho tener por lo menos la misma cantidad. El sistema le informará si no cumple con la cantidad al momento de  tratar de aprobar el Despacho por debajo de la cantidad le mostrara el siguiente mensaje de error:

Devoluciones de Recepción

Purchasing le permite realizar Devoluciones a proveedores en la pantalla Devoluciones Recepción. La ventana Devoluciones Recepción devuelve los artículos entregados por recepción  si la orden de compra no ha sido cancelada ni cerrada.

Un detalle a tener en cuenta es que en el modulo de Compras reabre la Orden de Compra asociada a la cantidad de devolución mediante la reducción de la cantidad original de la Recepción.  Tener en cuenta que si ya ha facturado o pagado una factura con el número de Recepción u Orden d Compra, aun devolviendo la cantidad, no se aplica ninguna acción en Payables.

En ese caso puede generar automáticamente las notas de débito para transacciones de tipo Devoluciones a Proveedor (Returns to Supplier) una vez que una factura se ha creado. Cuando se genera la devolución se genera la nota de Debito automáticamente. Para habilitar esta funcionalidad,  navegar en Purchasing >> Base de Proveedores >> Proveedores. Buscar al Proveedor y ubicarse en la pantalla de Sucursales. Ubicarse en la pestaña Compra y región Autofacturación, Indicar una opción en el campo Pagar En y seleccione Crear Nota  Debito desde Transacciones RTS.

Tener en cuenta lo siguiente:

El número de nota de Débito contiene el número original de la recepción. Es generado por el sistema con el número (Nro Recepción - Secuencia). La descripción de la nota de débito es siempre ''System Generated by 'Return to Supplier' Transaction''. No es necesario ejecutar cualquier programa (estándar / Interface) para este proceso.

La fecha de la nota de debito es igual a  la fecha de la devolución. Si esta fecha no se encuentra dentro de un período abierto en Payables, la fecha por defecto es la primera fecha abierta disponible en AP.

Ingresar Devoluciones

Para realizar una devolución ir a una responsabilidad de Purchasing >> Recepción >> Devoluciones. Saldrá la pantalla de búsqueda Encontrar Devoluciones, escribir cualquiera de los siguientes opciones: Tipo de origen, número de recibo, Orden de Compra entre otros. En las regiones alternativas en la parte inferior de la pantalla, puede especificar también otros criterios como  el artículo, rangos de fechas, y los detalles de la transacción.

Seleccionar el botón Encontrar para abrir la ventana de Devoluciones Recepción.  Ingresar la  Cantidad a devolver. Purchasing selecciona la línea y coloca una marca en la casilla de selección. Indicar si se realiza la devolución por Recepción o Proveedor, colocar la Unidad de Medida a devolver. Purchasing muestra la unidad de medida de conversión.

Ingresar la información requerida para cada dato incluido en las regiones de Transacciones y Detalles. Tener en cuenta que nose podrá hacer la devolución si no tiene Stock del articulo al cual va a devolver.

Error APP-PO-14258 No se ha Definido Tasa para la Fecha

Hay ocasiones que cuando estamos realizando recepciones para cierta organización de inventario nos muestra el siguiente error:

El error APP-PO-14258  se debe a que faltan las tasas de conversiones entre divisas y la moneda funcional de la fecha en que recepciona la orden de compra. El tipo de cambio que ha ingresado utiliza Tipos de cambio predefinidos y por lo tanto aun no se ha definido para la combinación de tipo de cambio y la fecha actual.

Para solucionar este problema debe definir Tipos de Cambio entre la moneda extranjera y la moneda funcional para la fecha que está recepcionando la orden de compra.

Estado Finalmente Cerrado en Solicitudes Internas

Cuando una Solicitud Interna contiene el estado Finalmente Cerrado ya no puede ser reabierto. Esta es la funcionalidad estándar de la aplicación cuando se trabaja con la opción Documentos de Control, las acciones de cerrar o cancelar están destinadas a evitar nuevas modificaciones en los documentos de compras. Esto incluye la facturación o la recepción. Además hay un mensaje de advertencia cada vez que se llevan a cabo estas acciones. El usuario es advertido de que esto no se puede deshacer.

 

La aplicación restringe la lista de acciones de control  indicando que no se encuentran procesos de control para el documento. Eso incluye todas las líneas que hacen referencia al documento. No hay forma que usando la Creación Automática pueda generar Ordenes de Compra utilizando una solicitud Interna con el estado Finalmente Cerrado. Podemos visualizar en Historial de Proceso el usuario que genero la acción y a su vez ver la acción final con el que se cerro o se canceló el documento.

Query para obtener facturas, asociadas a ordenes de compra y recepciones

El siguiente query devuelve los valores del registro de una Orden de compra, su número de recepción, su factura asociada así como el importe y al proveedor al cual se está facturando.

SELECT (SELECT SEGMENT1

       FROM PO_VENDORS

       WHERE VENDOR_ID = V.VENDOR_ID) NRO_PROVEEDOR,

       VENDOR_NAME PROVEEDOR,

       FC.INVOICE_NUM FACTURA,

       FC.INVOICE_AMOUNT IMPORTE,

       FC.INVOICE_DATE FECHA_FACTURA,

       FC.GL_DATE FECHA_CONTABLE,

       PO_NUM ORDEN_COMPRA,

       RECEIPT_NUM NRO_RECEPCION,

       FC.AMOUNT_LINE

  FROM RCV_VRC_TXS_V V,

       (SELECT AIA.INVOICE_DATE,

               AIA.GL_DATE,

               AIA.INVOICE_NUM,

               AIA.INVOICE_AMOUNT,

               AIDA.AMOUNT AMOUNT_LINE,

               AIDA.PO_DISTRIBUTION_ID,

               AIDA.RCV_TRANSACTION_ID,

               AIDA.DIST_CODE_COMBINATION_ID

          FROM AP.AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AIDA,

               AP.AP_INVOICES_ALL AIA

         WHERE AIA.INVOICE_ID = AIDA.INVOICE_ID

           AND COALESCE(AIDA.REVERSAL_FLAG, 'N') = 'N'

           AND AIDA.LINE_TYPE_LOOKUP_CODE = 'ITEM'

           AND AIDA.PO_DISTRIBUTION_ID IS NOT NULL) FC

 WHERE FC.PO_DISTRIBUTION_ID = V.PO_DISTRIBUTION_ID

   AND FC.RCV_TRANSACTION_ID = V.TRANSACTION_ID

   AND PO_NUM = &ORDENCOMPRA

 ORDER BY V.PO_NUM, V.PO_LINE, V.RECEIPT_NUM;

Visualizar Facturas desde una Orden de compra

La pantalla Visualizar Facturas sirve para  saber con que facturas se han asociado algún documento del modulo de Compras  y cuanto ha sido el importe asociado.  Durante los procesos de Asociación de Facturas esta pantalla se va actualizando de acuerdo a cada asociación por línea de Orden de Compra, Despacho o Recepción.

Visualizar Facturas

Navegar a una Responsabilidad de Purchasing >> Ordenes de Compra >> Resumen de Orden de Compra.  Buscar un documento de Compra como por ejemplo una Orden de Compra Standard, ubicarse ya sea en la cabecera o una línea de la barra de herramientas escoger la opción Consultar >> Visualizar Facturas.

Purchasing muestra la pantalla Facturas, Acá podrá observar el Numero de Orden de Compra junto con el nombre de Proveedor, Divisa y el Total de la OC. Lo importante en esta pantalla es que se puede verificar el importe Asociado. Normalmente uno puede asociar facturas por cada línea de OC, pero en ocasiones puede volver a facturar ocasionando que el importe asociado sea mayor al Total de la Línea,causando una sobrefacturación.  

El total de OC debe ser igual o mayor que el importe Asociado. Cada factura se visualiza con su  Número de factura, su fecha factura,el importe facturado, Pendiente y Asociado. Se puede observar la fecha del Pago de cada factura y su Número de Cheque. Si estuviera retenido la factura el campo Retenido estará en Sí. 

Controles de Recepción

La pantalla de controles de recepción contiene la información de la recepción de cada articulos los cuales se  aplican a las órdenes de compra específicos / liberados y eliminar los controles de recepción que introduzca en la ventana Opciones de recepción.

Ingresando a Contoles de recepción

Para ingresar a la pantalla de controles de recepción debe ubicarse en una pantalla de Ordenes de compra o algun Despacho y hacer  clic en el boton de Controles de recepción

En esta pantalla tendra la región Fecha Recepción donde podra colocar  un número máximo aceptable de Días de Anticipáción y Días de Retraso para las recepciónes. Tambien podra agregar  la Acción para manejar los repepiones de compras que son antes o despues de lo configurado. Puede escoger  las siguientes opciones:

Ninguno: Los recepciones pueden superar los días permitidos en Anticipación y de Retraso.

Rechazar: Purchasing no permite recepcionar  en los dias no permitidos.

Advertencia: Purchasing muestra un mensaje de advertencia, pero permite recepcionar. 

El campo Fecha de Ultima Aceptación, que es el último día en que el envío se puede recibir y por lotanto es la fecha prometida más el número de días de retraso permitido.

En la región de Tolerancia Excepción con Exceso puede ingresar el máximo porcentaje de tolerancia en la cantidad a recibir. Igualmente en el campo Acción  puede manejar el maximo de tolerancia de cantidad a recepcionar. Puede escoger  las siguientes opciones:

Ninguno:  Se puede recepcionar si excede la tolerancia .

Rechazar: Purchasing no permite recepcionar que excedan la tolerancia .

Advertencia: Purchasing muestra un mensaje de advertencia, pero permite recepcionar.

En la region Varios puede seleccionar Autorizar Recepciones Sustitutas el cual permite recibir otros articulos diferentes a los pedidos o enviados. Para ello debe definir cuales son artículos sustitutos antes de poder recepcionarlos. 

Debe ingresar la Ruta Recepción por defecto cual puede ser : Entrega Directa, Inspección Requerida, o Recepción Stándard. Puede anular esta ruta durante la recepción al cambiar el tipo de destino, si la opción de Perfil RCV: Autorizar sustitución de ruteo  está habilitada. Este perfil indica si la ruta de recepción asignado durante un documento de compra puede ser anulado en el momento de su recepción.  

La ruta de Recepción se  puede establecerse de 5 formas:

1) al crear las órdenes de compra. A nivel de envío.

2) A nivel del Articulo, pestaña recepción.

3) A nivel del Proveedor.

4) Redes de envío durante la instalación de Inventory.

5) En el nivel de organización. Opciones de recepción.

Cada nivel anula los siguientes, por lo tanto, el nivel de la Orden de Compra es el nivel más alto y el nivel de organización es la más baja.

Finalmente el campo Imponer Envió determina si el lugar de recepción debe ser el mismo que la ubicación de destino. Elija una de las siguientes opciones:

Ninguno: La ubicación de recepción puede diferir del destino.

Rechazar: Purchasing no permite recepcionar si es diferente.

Advertencia: Purchasing muestra un mensaje de advertencia, pero permite recepcionar.

Finalmente seleccionar el botón Aceptar para aplicar los cambios y volver a la pantalla original.

Query de Articulos Marcados como Consignacion

El siguiente query nos ayudara a ubicar que articulos tiene marcado el check de consignación en los diferentes almacenes donde se han creado Ordenes de Compra Abierta y sean registrado en la Lista de Proveedores Aprobados. 

select

(select vendor_name from po_vendors

where vendor_Id= asl.vendor_id) proveedor,

 (select mtlb.segment1 || '.' || mtlb.segment2 || '.' || mtlb.segment3 || '.' ||

          mtlb.segment4

 from mtl_system_items_b mtlb

   where mtlb.inventory_item_id = asl.item_id

     and mtlb.organization_Id = asl.using_organization_id) articulo,

     (select organization_code  from   mtl_parameters

      where organization_id = asl.using_organization_id) almacen

      ,consigned_from_supplier_flag  consignacion

  from PO_ASL_ATTRIBUTES_V asl

 where  (select mtlb.segment1 || '.' || mtlb.segment2 || '.' || mtlb.segment3 || '.' ||

          mtlb.segment4

 from mtl_system_items_b mtlb

   where mtlb.inventory_item_id = asl.item_id

     and mtlb.organization_Id = asl.using_organization_id)  = '&item'

Query de Ultima Fecha de Aprobacion - Purchasing

El siguiente query obtiene la ultima fecha de aprobación de un numero de documento de compras ya sea una Orden de Compra ,Solicitud Interna o un Despacho. 

SELECT MAX(ACTION_DATE) FECHA_APROBACIÓN

  FROM po_action_history pah

 WHERE object_type_code = '&type_doc' --- 'PO'--'REQUISITION'

   AND action_code = 'APPROVE'

   AND object_id =

(SELECT po_header_id from 

po_headers_All where segment1 = &num_oc) --num_ordencompra