Advertencia – El puesto seleccionado no está actualmente en efecto

Cuando se crean las jerarquías de Puesto uno asigna para cada jerarquía un grupo de puestos que por orden de aprobación estarán encargados de controlar las aprobaciones de los diferentes documentos del modulo de compras.

En ocasiones cuando se asigna un puesto a una jerarquía o se esta consultando en una se recibe el siguiente mensaje:

Le aparece el  mensaje siguiente:

"Advertencia – El puesto seleccionado no está actualmente en efecto”

Esto sucede cuando selecciona varios subordinados dentro de una jerarquía de Puesto o cuando intenta agregar un nuevo puesto a una jerarquía específica. El puesto en la que está intentando agregar en la jerarquía tiene una fecha de inicio más reciente que la fecha de inicio de la jerarquía.

Si desea agregar una nueva puesto con una fecha de inicio más reciente que la fecha de inicio de la jerarquía, utilice los siguientes pasos.

Para ello ir a una Responsabilidad de Human Resources  >> Estructuras  de trabajo >> Puesto >> Jerarquía. Consultar  la jerarquía con el problema, Hacer clic en el campo Número en la región de Versión

Ahora debemos pulsar la tecla de flecha hacia abajo, de ta lforma que contienue co nel siguiente correlativo. En el campo fecha  debemos agregar la fecha de inicio del nuevo puesto que se desea agregar. Finalmente hacer clic en el botón Copiar Jerarquía.

Saldra una pequeña pantalla llamada Copiar Jerarquia donde debemos elegir la jerarquía que se desea copiar (la última versión del mismo, suponiendo que tiene más de una Versión). Una vez cargado la jerarquia debemos dar clic al botón Copiar 

Luego de grabarlos cambios saldrá el siguiente mensaje:

Puede desplazarse siempre a través de las versiones de jerarquía en la pantalla Jerarquía de Puestos pulsando las teclas de flecha arriba y abajo mientras se ubica en la región Versión.

Finalmente  se puede agregar el nuevo puesto para la nueva versión de la jerarquía.

APP-PER-50022: HR no pudo recuperar un valor para la opción de Perfil Tipo de Usuario

Cuando estamos creando una nueva  organización es común crear responsabilidad los cuales tendrá acceso al modulo de Human Resources, sin embargo hay ocasiones que al tratar de ingresar un nuevo empleado a la organización nos salte el siguiente mensaje:

  

APP-PER-50022: Oracle Human Resources no pudo recuperar un valor para la opción de Perfil Tipo de Usuario. Asegurarse de de que esté definida correctamente para la responsabilidad.

  

Esto sucede debido a que la nueva responsabilidad donde se está ingresando los empleados  no s ha configurado una opción de Perfil.  En este caso se debe modificar el perfil del sistema HR:Tipo de Usuario

  

Para ello ir a la Responsabilidad de Administrador del sistema >> Perfil >> Sistema. Buscar la opción de perfil HR:Tipo de Usuario a nivel de la responsabilidad donde se ha encontrado el problema.   Ahora seleccionar el  Valor HR con Usuario de Nómina de Empleados. Grabar los cambios. 

Para comprobar los cambios regrese a la responsabilidad donde se obtuvo el error. Podrá apreciar que ya no hay problemas y podrá ingresar nuevos empleados.

Configurar Correo Electrónico para Notificaciones

Cuando configuras el Workflow ,siempre es necesario enviar las notificaciones a las personas encargadas de realizar las aprobaciones o simplemente de informar de los cambios en el negocio. Sin embargo al crear algún usuario nuevo tiene el problema que no se le está notificando vía email.

Si uno revisa todos los ajustes relacionados con el flujo de trabajo, se podrá obtener que todo esta completado y la configuración del perfil de usuario esta correcto. Si el usuario revisa la notificación dentro de la aplicación, se podrá dar cuenta que todo esta conforme.

En ese caso es posible que el usuario no tenga correo asociado, para ello  ir a una Responsabilidad de HRMS >> Personas >> Ingresar y Mantener. Consultar al empleado el cual tiene el problema mencionado. Dar clic en la pestaña Detalles Oficina.

Comprobar si el campo Correo Electrónico tiene la dirección de correo electrónico del empleado. Si no hay, debe introducir una dirección de correo electrónico para recibir las notificaciones del sistema.

MOAC - Control de Acceso Multi-Organización

Control de Acceso Multi-Organización, o MOAC (Multi-Org Access Control), permite a los usuarios acceder a múltiples unidades operativas en una sola responsabilidad. Antes de la versión R 12, en 11i cada responsabilidad podía acceder sólo a una unidad operativa. Por lo tanto, los usuarios que tenían que gestionar múltiples unidades operativas tenían que conectar en otra sesión y otras responsabilidades para llevar a cabo sus tareas. En la versión R12, los usuarios pueden realizar tareas para múltiples unidades operativas sin cambiar responsabilidades y se logra mediante la configuración del perfil  de MO: Perfil de Seguridad

Podemos explicarlo mejor con el siguiente ejemplo. En 11i, Si una empresa tiene tres unidades operativas en  Brasil, Perú y Alemania, la compañía tendría que crear tres responsabilidades, uno para cada unidad operativa. Los usuarios para ver en AP las facturas de las 3 unidades operativas, tienen que ingresar a cada una de las responsabilidades por separado.

Con MOAC en R12, cada responsabilidad aplicación puede acceder a múltiples unidades operativas. La empresa puede crear una sola responsabilidad para las tres unidades operativas y los usuarios sólo tienen que entrar una vez para realizar tareas tales como: Ingresar facturas en Cuentas por Pagar, ver Requisiciones,Ordenes de Compra, entRe otros.

Para ello se requiere establecer ya sea el perfil MO: Unidad Operativa o MO: Perfil de Seguridad para cada responsabilidad a utilizar Organizaciones múltiples. Si el MO: Perfil de Seguridad está establecido, entonces se ignora el otro perfil. 

A nivel transaccional cuando entramos a la pantalla de facturas de AP o de AR vemos un campo que no estaba antes en la version 11i, que es el de unidad operativa con laucla podemos saber de donde proviene la factura.

Configurar Acceso MOAC

Para configurar el acceso tenemos que crear un perfil de seguridad   para ello debemos navegar a una responsabilidad de HRMS >> Seguridad >> Perfil. Seleccione un nombre para el perfil y asociar al Grupo de Negocios. Seleccione el Tipo de seguridad como "Lista de organizaciones seguras por jerarquia de organizaciones".  En la pestaña Seguridad Organización Agregar las Unidad operativas seleccionando su Clasificación y Nombre de Organización.

Luego se tiene que ejecutar la solicitud Mantenimiento de Lista de Seguridad. Para ello ir la responsabilidad de HRMS >> Procesos e Informes >> Ejecutar Procesos e Informes. Indicar ejecutar una Solicitud Única, Buscar, colocar los parámetros y ejecutar el programa concurrente.

Por último hay que asignar el perfil creado a la responsabilidad a la que queremos dar el acceso, para ello debemos ir a Administrador de Sistema >> Perfil >> Sistema en la opción de perfil MO: Perfil de Seguridad

APP-FND-01541- El empleado ya esta asignado a un Usuario

Cuando uno crea usuarios siempre se tiene que asociar a un empleado sobretodo si dicho usuario se va a poner a trabajar en el modulo de Purchasing, sin embargo no es posible asociar el mismo empleado en varios usuarios. Cuando uno quiere realizar dicha acción saldrá el siguiente mensaje:

El mensaje de precaución APP-FND-01541: Este empleado ya está asignado a un usuario. Esto indica que ya esta asignado a otro usuario y de asignarse a otro va a tener un impacto negativo en los siguiente módulos:

Cuando nos fijamos en el impacto en general podemos encontrar lo siguiente:

Oracle Purchasing: Los usuarios no podrán recibir o ver las notificaciones de aprobación de documentos PO.

Oracle General Ledger: Los usuarios no será capaz de recibir o notificaciones de aprobación de asientos.

Oracle Workflow: Si un empleado está vinculado a más de un usuario, las notificaciones para los empleados pueden llegar a ser inaccesibles, y los procesos de flujo de trabajo pueden ser detenido a la espera de que esas esas notificaciones pasen a ser completados.

Oracle HRMS: Los problemas van a ocurrir cada vez que la aplicación utiliza usuarios FND. Si la aplicación tiene que encontrar al usuario FND para ese empleado se quedara atascado porque hay dos. 

Creando Puestos de Trabajo

Los Roles representan las formas en que diferentes grupos de empleados trabajan dentro de una organización. En Oracle HRMS puede utilizar funciones o puestos, o una combinación, para definir roles.

Trabajo: Un trabajo es una función genérica dentro de un Grupo Empresarial, que es independiente de cualquier organización, Por ejemplo un Consultor. También puede utilizar los trabajos para establecer los roles complementarios que un empleado puede contener, por ejemplo, vigilancia de incendios, o la salud y el oficial de seguridad. Usted puede distinguir estos roles complementarios de otros puestos de trabajo mediante el uso de grupos de trabajo.

Puesto: Un puesto es una ocurrencia específica de un puesto de trabajo, fija dentro de una organización. Por ejemplo, la posición de Gerente de Finanzas sería una instancia del trabajo de gerente en la organización financiera. La posición pertenece a la organización. Puede haber uno, muchos, o no titulares de un puesto en cualquier momento.

Definir un Puesto

Primero debe definir  la estructura del Flexfield de Puesto el cual debe adaptarse a las necesidades específicas de su organización. Para ello navegar a Administrador de Sistema >> Aplicación >> Flexfield >> Clave >> Segmentos.  Ubicar el flexfield Position Flexfield y agregar el número de segmentos así como el nombre y el orden de cada segmento. 

Luego ya podemos definir nuevos puestos a la organización. Para ello debemos navegar a Administrador de HRMS >> Estructuras de Trabajo >> Puesto >> Descripción.  Para agregar un Puesto debemos dar la opción de Nuevo. La pantalla  Puesto nos ubicara en la pestaña Detalles Puesto. Aquí debemos ingresar  un puesto vigente de acuerdo a nuestra estructura de Puesto. luego debemos seleccionar  el tipo de puesto. Las opciones son:

Titular Único: lo que significa que sólo se permite un empleado para ocupar el cargo en cualquier momento

Compartido:  Significa que puede haber varios titulares,

Agrupado: El puesto no trabaja bajos las fechas efectivas del sistema,por lo general se configurar para el sector publico. 

Ninguno: Se puede seleccionar si no necesita ninguno Tipo anterior.

También debe seleccionar si el puesto sera permanente o estacional. Si el puesto sólo se utiliza en una temporada cada año (por ejemplo, un vendedor para cierta campaña de ventas), seleccione la casilla Estacional. 

En la región Organización y Trabajo,seleccione la organización y trabajo para este puesto.  Puede configurar varios puesto que tienen el mismo trabajo en la misma organización pero cada nombre de Puesto debe ser único. Para activar el puesto Indica el el estado Activo. Con esto ya estará activo el puesto

Opcionalmente en la pestaña Información Contratación,  puede ingresar el  tiempo completo  que se asignará a este puesto. Si el Tipo de Puesto es Titular Unico, el campo FTE debe ser de 1,0 o menos. Puede ingresar el número de titulares que se han previsto para el puesto en el campo Nomina. Igualmente puede completar la información salarial del trabajador.

Creando Empleados

En Oracle el modulo de Human Resources se crean Empleados para realizar un seguimiento de la información personal, tales como habilidades, ventajas, puestos de trabajo, y estados. Después de que los empleados se definen en el sistema, pueden ser utilizados para actividades de aprobación, el procesamiento de planillas, y la asignación de  activos fijos.

Tener en cuenta que  si el modulo de Recursos Humanos no se ha configurado previamente, cualquier modulo  que requiera empleados tendrán acceso limitado a la tabla  de los empleados.

Creando Nuevo empleado

Usar el formulario Ingrese y mantener Persona para ingresar información personal básica, direcciones y detalles de asignación de trabajo para sus empleados. El sistema le avisa si introduce dos personas con el mismo nombre y fecha de nacimiento.

Para ingresar un nuevo empleado debemos navegar a una Responsabilidad de Human Resources >> Personas >> Ingresar y Mantener. Saldrá la pantalla Encontrar Persona, Dar clic en Nuevo. En el formulario de Personas Ingresar  el nombre del empleado. Sólo se requiere el Apellido no obstante debe completar los demás campos para completar la información completa del nombre del futuro empleado. Indicar un El Genero de la persona e indicar en Acción Crear Empleo

Si la empresa utiliza el ingreso manual de número de empleado, ingresar  un número de empleado y el número de identificación nacional (Visualizado como Seguridad Social en el caso de EE.UU.). Si su empresa utiliza la generación automática de números, ingresar un número de identificación nacional. El número de empleado se muestra automáticamente al guardar su registro.

Ingresar los  Fechas Efectivas referentes al tiempo de contratación del empleado. Puede Ingresar en las Pestañas Personal, la información referente al empleado como lugar y fecha de nacimiento, su nacionalidad o estado civil. En la pestaña Empleo todo lo referente a su tipo de contratación. En la pestaña Detalles Oficina puede ingresar información  de la oficina y correo del futuro trabajador Por ejemplo: Payables al generar  los cheques de Gastos  puede utilizar los correos electrónicos de los empleados.

Guardar el registro si desea luego puede agregar una nueva dirección o asignar el puesto  de trabajo al trabajador.

Crear Trabajos en Human Resources

Uno define los roles para representar las formas en que los diferentes grupos de empleados trabajan. Un Trabajo es una función genérica dentro de un grupo empresarial, que es independiente en cualquier organización. 

Su empresa puede tener grupos de empleados contratados para realizar tareas específicas. Esto puede ser de manera temporal o permanente. El personal de una  categoría puede incluir a  trabajadores, consultores y contratistas. Entonces este personal, tendrá su propia definición de funciones. Puede distinguir varios roles  de otros puestos de trabajo mediante el uso de grupos de trabajo. La opción de  Grupos de trabajo se utiliza para almacenar roles complementarios de un tipo similar en un grupo.

Configuración

Debe definir  la estructura del Flexfield de Trabajo para adaptarse a las necesidades específicas de su organización. Navegar a Administrador de Sistema >> Aplicación >> Flexfield >> Clave >> Segmentos.  Ubicar el flexfield Job Flexfield y agregar el número de segmentos así como el nombre y el orden de cada segmento. 

Ahora debemos  Crear un nuevo Grupo de trabajo, Para ello Navegar a Administrador de HRMS >> Estructuras de Trabajo >> Trabajo >> Grupos de Trabajo. Dar un nombre a nuestro Grupo de Trabajo y escoger nuestra estructura flexfield de Trabajo. Tener en cuenta que se puede agregar mas estructura de trabajo y asociar a nuevos Grupos de Trabajo. A su vez cada Grupo de Negocios creado debe tener por lo menos un Grupo de Trabajo.

Finalmente debemos crear un Trabajo,. Para ello navegar a Administrador de HRMS >> Estructuras de Trabajo >> Trabajo >> Descripción.  Crearemos un Trabajo en el Grupo de Trabajo. Este trabajo esta permitido para el Grupo de Negocios asociado y listo para ser asignado a un empleado.

Visión General de Human Resources

Oracle Human Resources Management System (HRMS) es un componente principal de Oracle E-Business Suite. Oracle HRMS es una suite integrada de aplicaciones que soporta todos los aspectos de la función de RRHH. El cual Incluye:

• Oracle Human Resources (HR)
• Oracle Self-Service Human Resources (SSHR)
• Oracle iRecruitment
• Oracle Learning Management
• Oracle Time & Labor (OTL)
• Oracle Payroll
• Oracle Advanced Benefits (OAB)
• Oracle HRMS Intelligence (HRMSi)

Todas las aplicaciones  de  Oracle HRMS comparten las mismas tablas en la base de datos de Oracle, lo que elimina la redundancia de datos, reduce la posibilidad de error, y crea un registro coherente de todos los trabajadores. Sin embargo, puede definir un modelo de recursos humanos que apoye las estructuras y las políticas de su empresa.

Las aplicaciones de Oracle HRMS cumplen con los requisitos de una fuerza de trabajo mundial. Por ejemplo, HRMS permite gestionar la información de una variedad de lenguas nacionales y es compatible con múltiples estilos de dirección, formatos de fecha,  legislación y los identificadores nacionales (tales como números de seguro social), que pueden ser validados con las normas de cada país.

Configurar al usuario como trabajador en Modulo de Compras

Para crear las Ordenes de Compra o Solicitudes Internas(Requisiciones)  nuestro usuario debe estar bien configurado para el Modulo de Compras de lo contrario saldra el siguiente mensaje:

No esta configurado como empleado. Es necesario ser un empleado  para lograr acceso a esta pantalla

Este mensaje normalmente aparece cuando el usuario intenta crear una solicitud o una orden de compra o cualquier acción relacionada al modulo de compras Para resolver este problema, debe introducir el nombre del empleado a su nombre de usuario y la persona debe estar registrado como comprador.  Vamos a hacerlo paso a paso: 

Crear un nuevo empleado que utilice una Responsabilidad  de Recursos Humanos 

Recursos Humanos >> Personas >> Ingresar y mantener

Introduzca el nombre, el apellido y el título. Seleccione la accion "crear empleado"  y guardar. En Tipos persona debe ser "empleado" ahora. Introduzca la fecha de nacimiento y guárdelo. Se ha creado un nuevo empleado. 

Añadir este nuevo empleado a su nombre de usuario 

Administrador del sistema >> Seguridad >> Usuario >> Definir 

Consulta tu nombre de usuario presionando F11, su nombre de usuario y ctrl + F11. Su pantalla debe tener este aspecto:

Añadir el empleado creado en el campo de persona y la pantalla de compras:

Ahora bien, esta persona (Krepp. Sr. Juan) se debe agregar como un comprador con el fin de acceder a las pantallas en la responsabilidad de Compras

Agregar  un nuevo comprador 

Compras >> Configuración >> Personal >> Compradores 

Haga clic en el botón Agregar del comprador y la búsqueda de su empleado recién creado y selecciónela y guárdela. Se ha añadido un nuevo comprador.

Vaya a la pantalla de Solicitudes para ver el resultado