Visión general de Oracle Payments

El nuevo sistema Oracle Payments combina el desembolso y la captación de fondos en un motor de pago centralizado. Las empresas pueden generar pagos a través de múltiples organizaciones, monedas y regiones, aumentando directamente a través de las tasas de procesamiento. Dado que el procesamiento centralización puede proporcionar visibilidad en tiempo real para los ingresos y salidas de efectivo, las empresas pueden lograr una mejor gestión del capital. Desde un punto de vista auditable, un mejor control y un seguimiento de auditoría están disponibles a un solo punto del proceso de pago.  Oracle Payments también gestiona las interfaces entre los productos E-Business Suite y las instituciones financieras como banco.

Esta centralización también se extiende a la creación y gestión de cuentas bancarias. En la versión 11i,la gestión de cuentas bancarias se separa. Cash Management, Payables y Receivables accede a las cuentas bancarias de Payables,Payroll  accede a las cuentas bancarias de Payroll, y Treasury tiene acceso a las cuentas bancarias de Treasury. La gestión de estas cuentas es independiente, por lo que los datos deben ser replicados incluso si la información bancaria entre estos tres sistemas de cuentas bancarias es el mismo. Ahora, en la versión 12, todas las cuentas bancarias están asociadas a la entidad legal y permanece en la Trading Community Architecture (TCA). Este cambio mejora el control de datos y ahorra tiempo en la instalación y mantenimiento.

Nuevos conceptos

Una serie de nuevos conceptos se ha introducido, pero los principales son:

Payment Process Profile - El Perfil de Proceso de Pago rige la forma de un pago de documentos por pagar se procesa con un método de pago específico

Payment Request - Solicitud de Pago es uno o más documentos por pagar, son análogos a un lote de pagos en 11i pasan por los pasos - Seleccionar, Construir, Formatear, y Confirmar. Un PR contendrá una o más instrucciones de pago.

Payment Instruction - Instrucción de pago de uno o más documentos por pagar 

Pasos de procesamientos 11i vs R12

Los desembolsos de pagos
Todos los desembolsos de pago se realizan ahora por el módulo de pagos. Esto significa que el módulo de Payables, como cualquier otro libro auxiliar envía una solicitud de pago al módulo de Payments. Los pagos a continuación, crea instrucciones de pago sobre la base de la solicitud de pago. Como las instrucciones de pago se pueden combinar en todas las organizaciones el concepto de un lote de pagos ha cambiado - ahora hay solicitudes de pago y las instrucciones de pago

En 11i - un lote de pagos fue una colección de facturas a pagar por un método de pago en un solo archivo sin embargo, en R12 de la relación 1: 1 se ha ido y una solicitud de pago se puede dividir en múltiples instrucciones de pago y múltiples solicitudes de pago se pueden combinar en una instrucción de pago si se utiliza mismo perfil de pago. Una instrucción de pago sería entonces dar lugar a un archivo de pago o transferencia.

El perfil de pago R12 puede ser omitido en la solicitud de pago sin embargo Oracle Payments tendrán la última palabra de que perfil de pago se va a utilizar. El proceso de pago no siempre tiene que ser un proceso de dos pasos sin embargo, el perfil de pago se debe especificar en el momento de la solicitud de pago.

La capacidad de combinar múltiples solicitudes de pago en una sola instrucción de pago se reducirá de manera significativa el número de transferencias bancarias y por lo tanto reducir los costos de pago especialmente en las grandes organizaciones.

Creando asientos contables en Payables

Puede crear asientos contables en Payables de dos maneras:

• Ejecutando el Proceso Contable de Payables.
• Crear asientos contables para una sola transacción o lote.

Después de que el proceso se complete, Payables produce el Informe Proceso Contable de Cuentas a Pagar. El informe de excepciones muestra todas las transacciones que se encontraron con errores. En la ventana de Actualizar asientos contables, puede actualizar los asientos contables que se crearon con cuentas válidas. Para ello debe ir a una responsabilidad de Payables >> Contabilidad >> Actualizar Asientos Contables. 

Proceso Contable de Payables

Ejecutar este proceso por lotes para crear asientos contables en Payables. 

Después de que el proceso se ha completado, puede ver los nuevos asientos contables en la ventana de Visualizar Líneas Contables. Para ello debe ir a una responsabilidad de Payables >> Contabilidad >> Visualizar Líneas Contables. Aquí también puede actualizar el asiento dando clic al botón Actualizar Contabilidad.

Informe Proceso Contable de Cuentas a Pagar

Este informe es para revisar los asientos contables creados por el proceso Contable de Cuentas a Pagar. El informe consta de dos secciones:

Informe Auditoría Asientos Contables. El informe de auditoría establece, en detalle o resumen, una lista de asientos contables creados por el proceso de contabilidad.

Informe de Excepciones de Asientos Contables. El informe de excepción enumera con detalle todos los asientos contables que se crearon con un estado de error y una descripción de ese error. Se genera el informe sólo cuando el proceso contable se encuentra con asientos no validados.

Tenga en cuenta que si bien el proceso contable de Payables se somete a una clase de documento, el informe está organizado por categorías de asiento. Oracle General Ledger asocia cada uno de sus asientos contables con una categoría de asiento. Esta categoría se utiliza para indicar la finalidad o naturaleza de la transacción. Hay tres categorías de ingreso de transacciones de Oracle Payables.

Facturas de compras: Asignados a los asientos procedentes de los eventos contables de factura. Los eventos contables de factura pertenecen a la Clase de Documento Factura.

Pagos: Asignados a los asientos procedentes de los eventos contables de pago, excepto los Pagos Conciliados. Los eventos contables de  pago pertenecen a la Clase de Documento Pago.

Pagos Conciliados: Asignados a los asientos procedentes de los eventos contables de Pagos Conciliados. Los eventos contables de  pago pertenecen a la Clase de Documento Pago.

Listado de Cuentas Bancarias

El reporte Listado de Cuentas Bancarias sirve para revisar la información de pago por cada cuenta bancaria que ha registrado en Payables. Payables proporciona información detallada acerca de cada banco, sucursal bancaria, cuenta bancaria, y documento de pago que ha definido. Con este reporte puede saber cuando documentos  de pagos o correlativos para sus cheques ha creado en cada cuenta bancaria Interna.

Para ejecutar el reporte ir a una Responsabilidad de Payables >> Ver Solicitudes. Al ejecutar este reporte podrá ingresar los siguientes parámetros:

Clasificar Cuentas por: Con esta opción puede clasificar su reporte de dos maneras:

Nombre Cuenta Bancaria, Payables ordena el Listado de Cuentas Bancarias en orden alfabético por nombre de la cuenta bancaria.

Banco,Sucursal,Nombre Cta, Payables ordena el Listado de Cuentas Bancarias alfabéticamente por el banco, sucursal bancaria, y luego por el nombre de la cuenta bancaria.

¿Incluir cuentas Activas/ inactivas?: Con esta opción puede escoger tres opciones:

Activo, Incluye todas las cuentas bancarias activas en el listado. Payables verifica que una cuenta bancaria este activa antes de permitir su uso para pagos.
Inactivo, Enviar el listado solo para cuentas bancarias inactivas. No se puede utilizar cuentas bancarias inactivas para los pagos de facturas.

Ambos, Presenta el listado para ambas cuentas bancarias activas e inactivas.

Fecha Efectiva: Se ingresa la la fecha que se desea que Payables va a utilizar en la identificación de las cuentas bancarias activas o inactivas.

Como habilitar pestaña de Cuentas Bancarias en Proveedores

Desde la versión de EBS 11.5.10. cuando se otorga la pantalla de Proveedores para alguna responsabilidad nueva, siempre la pestaña Cuentas Bancarias estará desactivada para su uso. Esto se debe a una seguridad interna, ya que esta pantalla es consultada en los modulos de  AP y PO. Dependiendo del usuario puede tener o no acceso a la opción e cuentas bancarias cada vez que se consulta un proveedor.

Para solucionar esto es necesario ir al Menú de aquella responsabilidad donde sucede el problema. dentro del Menú debemos agregar las siguientes funciones para habilitar la pestaña Cuentas Bancarias:

Acceso a Cuenta Bancaria: Proveedor

Acceso a Cuenta Bancaria: Asignaciones de Proveedor

Grabar los cambios para compilar el Menú. Salir del Oracle e ingresar nuevamente a aquella responsabilidad donde se tenía el problema. Al revisar ya podrá tener acceso a la pestaña de Cuentas Bancarias.

Query para obtener facturas por proveedor y rango de fechas

El siguiente query devuelve todas las facturas por un rango fechas por un proveedor en especifico.

SELECT PO.VENDOR_ID,

        PO.VENDOR_NAME            PROVEEDOR,

        AIA.INVOICE_ID,

        AIA.INVOICE_NUM           NUMERO_FACTURA,

        AIA.INVOICE_DATE          FECHA_FACTURA,

        AIA.GL_DATE               FECHA_CONTABLE,

        aia.INVOICE_CURRENCY_CODE DIVISA,

        aia.invoice_AMOUNT        IMPORTE

   from apps.Ap_Invoices_All aia, apps.po_vendors po

  where po.vendor_Id = aia.vendor_id

    and po.vendor_Name = '&vendor_name'

    and aia.invoice_date between to_date('&fecha_inicio', 'dd/mm/yyyy') 

    and to_date('&fecha_fin', 'dd/mm/yyyy')

Proceso de Lotes de Pagos

La opción Lotes de pago nos ayuda crear pagos por varias facturas que cumplan con los criterios de selección. Además de controlar que factura va a pagar puede establecer los límites en los importes de pago y decidir si aplican descuentos.

Para realizar el proceso de Lote de pago debe seguir una serie de pasos para crear sus pagos por lotes de pago, y se inicia cada paso desde la pantalla Lotes de Pago. 

Crea Lote de Pagos

Para Crear un Lote pagos ir a Responsabilidad de Payables >> Pagos >> Asiento >> Lotes de Pagos.  Iniciar el lote de pagos mediante la introducción de criterios para las facturas que desea pagar. Payables selecciona facturas para luego construir los pagos; En cualquier momento antes de formatear, puede modificar opcionalmente el lote de pagos. Para ello debe seleccionar una Cuenta Bancaria a la cual se realiza el depósito, Indicar el Documento de Pago al cual se le está asignando. Si sus facturas tiene un Grupo de Pago  único los puede filtrar para su selección. Puede opcionalmente indicar un proveedor en particular, cambie el importe de la factura, o añadir una factura que por pagar no seleccionó originalmente.

Luego de completar la información hacer clic en Procesos y ejecutar Seleccionar Facturas y Crear Pagos. Después de que los pagos se han incorporado se activa el botón de Pagos en la  ventana. Hacer clic al botón para ver las facturas seleccionadas.

Observe que el estado del lote Pago cambia a Seleccionando. Haga clic en el botón Nueva Consulta Lote hasta actualizar a Construir.  El botón Pagos se activa. Hacer clic en el botón de Pagos para ver los Proveedores y sus  facturas seleccionadas y excluir o incluir aquellos Proveedores o Facturas las cuales no se desea pagar.

Guardar los cambios y hacer clic en el botón Crear para reconstruir los cambios realizados. Observe que el estado del lote Pago cambia Modificando y  luego a Construir. Hacer clic en el botón Acciones y seleccione Formatear Pagos. El estado del lote Pago cambia Formateado. En ese momento se habrá creado un archivo de salida, con ello puede  imprimir cheques o entregar el archivo de salida a su banco para desembolsar los pagos electrónicos.

Hacer clic en el botón Acciones y seleccione Confirmar Lote de Pagos y imprimir Registro final Para confirmar el lote.  Seleccione Impreso en el campo de estado para imprimir todos los cheques. Ingrese el último número de cheques impresos y dar al botón Confirmar

Durante este paso Payables actualiza el estado de la factura a pagado y asocia un número de pago con el pago de la factura y la factura. Se crea un Registro de Pago Final, que puede revisar para verificar el lote terminado. El Lote de Pagos  cambia a estado Confirmado. Puede reiniciar un lote pago si un proceso concurrente falla. También puede reiniciar la impresión de verificación si el mal funcionamiento de la impresora durante la impresión de cheques.

Restricciones

Tener en cuenta que después de formatear un lote de pagos, ninguno de los campos de la ventana de Lotes de pago es actualizable a excepción de Tipo de Cambio. 

No puede seleccionar un documento de pago si está actualmente en uso en otro lote de pagos. para ello debe confirmar o cancelar el otro lote de pagos antes de poder utilizar el documento de pago.

Controlar Períodos de Payables

Payables permite ingresar  facturas, registro de pagos, y la anulación del pago en períodos contables abiertos. Puede ingresar facturas en ejercicios futuros, pero no se puede contabilizar ningúna facturas en periodos futuros hasta que cambie el estado a Abierto. Los estados disponibles en la pantalla  Controlar Periodos de Cuenta por Pagar son: Nunca Abierto, Futuro, Abierto, Cerrado y Cerrados Permanentemente.

Cuando se actualiza un Estado de Periodo a Cerrado, Payables comprueba automáticamente si tiene alguna factura, pago sin contabilizar o cualquier lote de pagos sin confirmar en ese período. Si tiene algún registro no contabilizado o un lote de pagos sin confirmar Payables informa que tiene excepciones y le permite ejecutar a través del botón Excepciones el Informe Excepciones de Cierre de Período. Puede utilizar este informe para ver todas las transacciones no contabilizadas para el período. También puede ejecutar la opción de Barrido para  si desea mover todas las transacciones no contabilizadas de un período a otro.

Los períodos de Payables están separados de sus períodos de General Ledger. Por ejemplo, se puede cerrar el período de Enero en AP antes de cerrar su período de Enero en General Ledger.

Para cambiar el estado de un período contable:

Para ello navegar una Responsabilidad de Payables >> Contabilidad >> Controlar Periodos de Cuentas por Pagar. En la pantalla podra actualizar el estado de cada Período por los siguientes estados:

Nunca abierto: Payables no permite ingresar facturas o pagos en un período que no ha sido abierto. Cuando se define un periodo se asigna un estado de Nunca abierto. Después de cambiar el estado a futuro o Abierto no se puede regresar a este estado.

Futuro: Payables permite ingresar facturas en un período futuro. Se aplica una retención de contabilización y el pago de cualquier factura que se ingrese en un período futuro cuando trabaja con flujo de aprobación. Esto se libera cuando se abre el período y vuelva a enviar a Aprobación. Payables no permite ingresar o anular un  pago en un período futuro.

Abierto: Payables permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos  en un periodo abierto. No se puede abrir un período si se trata de un período de ajuste. 

Cerrado: Payables no permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado. Puede volver a abrir un período cerrado si los períodos correspondientes de General Ledger  y Purchasing están abiertos. Payables  impide el cierre de un período que tiene facturas o pagos no contabilizados o lotes de pago sin confirmar. 

Cerrado Permanentemente: Payables no permite  ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado permanentemente . No se puede volver a abrir un periodo permanentemente cerrado.

Plantilla de Informes de Gastos

Plantilla de Gastos(Expense template) es un campo obligatorio en el formulario  de Informes de Gastos. Se crean  Artículos de gastos en la plantilla de gastos mediante la combinación de las categorías de gastos con tipo de Artículos (Artículo, fletes, Varios y Impuestos.)

Esta pantalla sirve para definir plantillas fe informe de gastos que utiliza regularmente en la empresa. Puede definir valores por defecto para los artículos de gastos, y se puede entonces elegir esos artículos de una lista de valores cuando se ingresan los informes de gastos.

Durante la importación de informe de gastos, Payables utiliza la información de Artículos de gastos para crear distribuciones de factura. Por ejemplo, una empresa puede definir una plantilla vendedor que los vendedores utilizan para ingresar sus informes de gastos. Esa plantilla incluiría artículos de gastos que son reembolsables, tales como comidas, pasajes de avión y hotel. Sin embargo, no incluye artículos de gastos por kilometraje porque los vendedores van con trasporte pagado.

En la pantalla Opciones de Cuentas por Pagar, puede seleccionar una plantilla de informe de gastos que será la plantilla por defecto en la región de Informes de Gastos.

Activar Gastos por Oracle Internet Expenses

Si se instala Oracle Internet Expenses, los empleados pueden realizar sus informe de gastos utilizando un navegador Web. Sólo serian disponibles aquellas plantillas que tienen la opción Habilitada en la opción Activar para Gastos de Internet. Esto lo podra encontrar en la pantalla  de Plantilla de Informe de Gastos. 

Por ejemplo, puede utilizar esta opción para exigir a los empleados  proporcionar justificaciones para ciertos tipos de gastos. También puede utilizar la ventana de Plantillas de Informes de Gastos para gestionar la asignación y  política de los gastos.

Definir Plantilla de Informe de Gastos
Para definir una Plantillas de Informes de gastos navegar a una Responsabilidad de Payables >> Configuración >> Factura >> Plantillas de Informes de Gastos. Ingresar  un Nombre de Plantilla y una Descripción. 

Ingresar la información de cada Articulo de Gastos que desea tener en la lista de valores cuando ingrese un informe de gastos con esta plantilla y guardar cada registro. Para desactivar debe ingresar una fecha inactiva en el campo Inactivo Hasta. 

Agregar nuevo Origen en Payables

El Origen de facturas  debe coincidir exactamente con la información de la columna SOURCE en las tablas de interface, por lo que este dato es necesario. Puede definir orígenes adicionales si fuera necesario,sobretodo si desea reconoce el tipo de importación que se cargan al modulo de Cuentas por Pagar. Por ejemplo: El cargar facturas de fuentes externas como otros ERP o sistemas contables los cuales se desea registrar al Oracle.

Si ha definido nuevos Orígenes , debe utilizar un nombre único para poder reconocerlo. El nombre  también determina que registros se van a importar o depurar. Para agregar nuevos Orígenes debe navegar a una responsabilidad de Payables >> Configuración >> Consultas >> Cuentas a Pagar.

En la pantalla de Consultas Payables debemos buscar como Tipo SOURCE, en la región baja puede definir su propio código Origen para utilizar en los procesos  de Importación y depuración de Payables. Puede indicar un rango de fechas efectivas del uso de cada Origen o poder marcar o desmarcar el campo Activado para cada Origen.

Query para obtener facturas, asociadas a ordenes de compra y recepciones

El siguiente query devuelve los valores del registro de una Orden de compra, su número de recepción, su factura asociada así como el importe y al proveedor al cual se está facturando.

SELECT (SELECT SEGMENT1

       FROM PO_VENDORS

       WHERE VENDOR_ID = V.VENDOR_ID) NRO_PROVEEDOR,

       VENDOR_NAME PROVEEDOR,

       FC.INVOICE_NUM FACTURA,

       FC.INVOICE_AMOUNT IMPORTE,

       FC.INVOICE_DATE FECHA_FACTURA,

       FC.GL_DATE FECHA_CONTABLE,

       PO_NUM ORDEN_COMPRA,

       RECEIPT_NUM NRO_RECEPCION,

       FC.AMOUNT_LINE

  FROM RCV_VRC_TXS_V V,

       (SELECT AIA.INVOICE_DATE,

               AIA.GL_DATE,

               AIA.INVOICE_NUM,

               AIA.INVOICE_AMOUNT,

               AIDA.AMOUNT AMOUNT_LINE,

               AIDA.PO_DISTRIBUTION_ID,

               AIDA.RCV_TRANSACTION_ID,

               AIDA.DIST_CODE_COMBINATION_ID

          FROM AP.AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AIDA,

               AP.AP_INVOICES_ALL AIA

         WHERE AIA.INVOICE_ID = AIDA.INVOICE_ID

           AND COALESCE(AIDA.REVERSAL_FLAG, 'N') = 'N'

           AND AIDA.LINE_TYPE_LOOKUP_CODE = 'ITEM'

           AND AIDA.PO_DISTRIBUTION_ID IS NOT NULL) FC

 WHERE FC.PO_DISTRIBUTION_ID = V.PO_DISTRIBUTION_ID

   AND FC.RCV_TRANSACTION_ID = V.TRANSACTION_ID

   AND PO_NUM = &ORDENCOMPRA

 ORDER BY V.PO_NUM, V.PO_LINE, V.RECEIPT_NUM;

Depuración de Interface Abierta de Cuentas a Pagar

Para insertar registros en el modulo de Payables,debemos usar el programa Importación de Interface Abierta de Cuentas a Pagar. No obstante, podemos insertar registros por otras fuentes y si es necesario debemos depurar información que se queda en la tabla interfase. El programa Depuración de Interface Abierta de Cuentas a Pagar elimina todos los registros de las tablas interface del modulo de  Cuentas por Pagar: 

AP_INVOICES_INTERFACE
AP_INVOICE_LINES_INTERFACE 

Puede eliminar solamente las facturas que ha importado con éxito, o puede depurar todos los registros de la tabla que coinciden con los parámetros de origen y de grupo que se introducen al ejecutar el concurrente.Puede encontrar los siguientes parámetros:

Origen
Puede elegir el origen de las facturas que desea depurar. Pude utilizar cualquier origen o utilizar uno personalizado que se ha definido en la ventana de Consultas Payables. El origen debe coincidir exactamente con la información de la columna Source en las tablas de interface, por lo que este parámetro es necesario.

Grupo
(Opcional) Para limitar la depuración de las facturas con un grupo en particular, ingrese el group_id. El Grupo debe coincidir exactamente con el group_id en las tablas de interface. Esto reducirá el tiempo de su proceso durante la eliminación de registros.

Depurar todas
Puede dar la opción Sí si desea eliminar todos los registros en las tablas Interface que coinciden con el Origen y Grupo ingresados anteriormente. Estos registros incluyen registros importados satisfactoriamente, registros rechazados durante la importación, y los registros que no se ha tratado de importar todavía. Ingresar No si desea eliminar solamente registros que se han importado correctamente.

Visualizar Facturas desde una Orden de compra

La pantalla Visualizar Facturas sirve para  saber con que facturas se han asociado algún documento del modulo de Compras  y cuanto ha sido el importe asociado.  Durante los procesos de Asociación de Facturas esta pantalla se va actualizando de acuerdo a cada asociación por línea de Orden de Compra, Despacho o Recepción.

Visualizar Facturas

Navegar a una Responsabilidad de Purchasing >> Ordenes de Compra >> Resumen de Orden de Compra.  Buscar un documento de Compra como por ejemplo una Orden de Compra Standard, ubicarse ya sea en la cabecera o una línea de la barra de herramientas escoger la opción Consultar >> Visualizar Facturas.

Purchasing muestra la pantalla Facturas, Acá podrá observar el Numero de Orden de Compra junto con el nombre de Proveedor, Divisa y el Total de la OC. Lo importante en esta pantalla es que se puede verificar el importe Asociado. Normalmente uno puede asociar facturas por cada línea de OC, pero en ocasiones puede volver a facturar ocasionando que el importe asociado sea mayor al Total de la Línea,causando una sobrefacturación.  

El total de OC debe ser igual o mayor que el importe Asociado. Cada factura se visualiza con su  Número de factura, su fecha factura,el importe facturado, Pendiente y Asociado. Se puede observar la fecha del Pago de cada factura y su Número de Cheque. Si estuviera retenido la factura el campo Retenido estará en Sí. 

Ingresando factura en Payables

Para ingresar facturas en el modulo de Payables podemos  utilizar el Banco de Trabajo de factura o ingresar por la porpia pantalla de facturas. Para ello navegar a una responsabilidad de Payables >> Facturas >> Facturas. Cada documento  contiene 3 regiones: Cabecera, Lineas y distribución. (A partir de EBS R12, anteriormente solo tenia Cabecera y distribución.)

Cabecera de Factura
Primero debemos ingresar un número del proveedor, fecha factura, fecha contable y el numero y monto de factura como campos necesarios.Al escoger el numero de proveedor se compeltara automáticamente el nombre del proveedor y la Sucursal del Proveedor.Este ultimo si es que el proveedor tiene varias sucursales  debemos escoger una. Es esencial indicar el monto de la factura y los términos de Pagos.

Líneas de Factura

A partir de R12 se ingresa esta región, para ingresar en líneas de factura debemos seleccionar la pestaña Líneas. Ingresar una línea de factura para cada línea que aparece en la factura del proveedor. Tener en cuenta que el  total bruto de las líneas de la factura debe ser el mismo que el Importe de la cabecera de la factura, caso contrario la factura no va a pasar la validación.

Ingresar el tipo de línea. Los tipos posibles son: Artículo, Cargos o Impuestos. Opcionalmente, ingresar  la cantidad facturada, UDM, y el precio unitario del articulo que se esta facturando.

Distribuciones de Factura

Las distribuciones son la distribución de varias cuentas gastos o de activos. Por ejemplo, puede distribuir los gastos de una factura de suministros de oficina a cuentas de gastos para varios departamentos. Payables utiliza distribuciones para crear asientos contables para las facturas. Para ello de clic al botón Distribuciones.

Ingrese la información de distribución para cada línea. Puede introducir las distribuciones de las siguientes maneras:

Automáticamente mediante un juego de distribución. Revise la distribución establecida para la línea. Si el juego de distribución s establecido en  la cabecera de la factura no es la correcta puede cambiar la distribución establecida según sea necesario.

Automáticamente por asociación de una  Orden de Compra. Por defecto se asocias con la factura lascuentas de una orden de compra.

Manualmente. Para ingresar manualmente las distribuciones de la línea, haga clic en Distribuciones. No se puede ingresar manualmente las distribuciones para loa tipos de Línea que viene asociado a una Orden de Compra o alguna corrección.

Validación de Factura
Una vez grabado los cambios dar al botón Acciones, marcar la opción Validar Factura y dar Aceptar. Con ello nuestra factura cambia de estado a Validado y esta lista para pagar. 

Asignación de cuenta proveedor

En el modulo de Payables, puede introducir la información bancaria de cuentas bancarias para que su proveedor sea el titular de la cuenta. Para ello deben navegar a una Responsabilidad de Payables >> Configuración >> Pago >> Bancos. Buscar un banco y crear la cuenta bancaria del proveedor, para asignar la cuenta al proveedor debe colocarse en la pestaña Asignaciones Proveedor. 

Payables utiliza esta información bancaria cuando se generan pagos para sus proveedores. Puede definir el proveedor primero y luego, cuando se define la cuenta bancaria se puede asociar con el proveedor en la región de sucursales Proveedor  o bien, puede definir la cuenta bancaria primero y luego asignar al proveedor cuando entras en el proveedor en la ventana de Proveedores.

Al ingresar la cuenta bancaria para un proveedor puede luego finalizar su utilidad por si la cuenta se le da de baja en un futuro. Para ello debe colocar una fecha final en el campo Hasta. 

Al grabar esta información la cuenta deja de utilizarse en el modulo de Payables dentro del rango asignado. Hasta aquí , es posible asignarle una nueva cuenta bancaria e indicarle como cuenta primaria para el proveedor.  No es necesario volver a actualizar en la pantalla de proveedores. Si uno observa en la pestaña de Cuentas Bancarias, la cuenta por defecto ya esta actualizada.