Para conservar los datos financieros de una empresa organizada, los contadores desarrollaron un sistema que ordena las operaciones en los registros denominados cuentas. Cuando el sistema contable de una empresa se establece, las cuentas con más probabilidades de verse afectadas por las operaciones de la compañía se identifican y se enumeran .
Esta lista se conoce como Plan de Cuentas(Chart of Accounts) de la Empresa. Dependiendo del tamaño de una empresa y la complejidad de sus operaciones de negocio, el plan de cuentas puede enumerar tan sólo treinta cuentas o hasta miles. Una empresa tiene la flexibilidad de adaptar su plan de cuentas para satisfacer sus necesidades.
Dentro del plan de cuentas las cuentas del Balance General se enumeran en primer lugar, seguido de las cuentas de Ganancias y Perdidas.En otras palabras, las cuentas se organizan en el plan de cuentas de la siguiente manera:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio
- Gastos por naturaleza
- Ingresos por naturaleza
- Saldos por determinación de Gestión(Ganancias y perdidas)
Un plan de cuentas es una lista de los nombres de las cuentas que la empresa ha identificado y puesto a disposición para el registro de las transacciones en su libro mayor. Una empresa tiene la flexibilidad necesaria para adaptar su plan de cuentas para satisfacer mejor sus necesidades, incluyendo la adición de cuentas, según sea necesario.
Dentro del plan de cuentas, usted encontrará que las cuentas típicamente aparecen en el siguiente orden:
Las cuentas de balance
1.Activos
2.Pasivo
3. Patrimonio
Las cuentas de Ganancias y Perdidas
4.Gastos
5.Ingresos
6. Saldos por determinación de Gestión(Ganancias y perdidas)
El Organigrama de una empresa puede servir como un modelo para la elaboración de su plan de cuentas. Por ejemplo, si una compañía divide su negocio en diez áreas (producción, marketing, recursos humanos, etc), cada área es responsable de sus propios gastos (sueldos, suministros, teléfono, etc). Cada área tiene su propia cuenta de gastos de teléfono, su costos, salarios, etc
Un plan de cuentas es probable que sea tan grande y tan complejo como la propia empresa. Una corporación internacional con varias divisiones puede necesitar miles de cuentas, mientras que un pequeño comerciante local puede necesitar tan sólo un centenar de cuentas.
Cada cuenta en el plan de cuentas se asigna normalmente un nombre y un número único por el cual se puede identificar. Los números de cuenta son a menudo cinco o más dígitos de longitud con cada dígito representa una división de la empresa, el departamento, el tipo de cuenta, etc
Como se verá, la primera cifra podría significar si la cuenta es un activo, pasivo, etc Por ejemplo, si el primer dígito es un "1" es un activo. Si el primer dígito sea un "5" es un gasto operativo.
Crear Plan de cuentas
Para definir el plan de cuentas en el Oracle ir a una Responsabilidad de General Ledger >> Configuración >>Financiera >> Flexfields >> Clave >> Segmentos . Buscar el flexfield Accounting Flexfield.
Crear un nombre para la estructura contable. Ejemplo Plan de Cuentas y dar a Segmentos. En esta pantalla agregar los segmentos que sean necesario en su plan de cuentas. Por lo general se ingresaran Juegos de valores del tipo Independiente ya que a medida que crezca las necesidades de la organización, se podrán agregar mas valores en el plan de cuentas. Ejemplo: Al agregar un nuevo centro de costos o Proyecto.
Una vez configurado dar a la opción Calificadores Flexfield. Donde debes Indicar que segmento sera considerado de Tipo Balance, Centro de Costos,Cuenta, Intercompañia o de Seguimiento Secundarios.
Designe uno de sus segmentos como natural account segment y otro como balancing segment.. Puede designar opcionalmente los demás tipos de segmentos. Si está utilizando Oracle Assets o Oracle Projects, o desea ejecutar revaluaciones por centro de costos, es muy recomendable que especifique un segmento de cost center segment. Con esto ya tiene su estructura de Plan de cuentas.
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