Grupos de Aprobación

Los Grupos de aprobación(Approval Groups) se definen para establecer los límites de aprobación de sus empleados por requisiciones, órdenes de compra y los despachos. Para empezar con su configuración debemos ir a una responsabilidad de Purchasing >> Configuración >> Grupos de Aprobación

La ventana Grupos de aprobación sirve para definir y actualizar grupos de aprobación. Una vez que haya definido un grupo de aprobación aquí, se puede utilizar para asignar funciones de aprobación de trabajos o posiciones en la ventana de Asignaciones de aprobación. No se puede eliminar un grupo de aprobación que se utiliza en una asignación  activa. Puede activar o desactivar todo el grupo de aprobación, o puede introducir fechas inactivas para las reglas de aprobación.

Definiendo Grupo de Aprobación

Primero debemos ingresar el nombre del grupo de aprobación. Puede cambiar los nombres de grupo existentes de aprobación, pero los nombres deben ser únicos. Luego seleccionar Activado para permitir que el grupo de aprobación pueda ser asignado a una posición/ trabajo en la ventana de Asignaciones de aprobación.

Ahora puede seleccionar uno de los siguientes objetos: 

Total de Documento - (Obligatorio) El total de documentos se refiere al límite monetario en un documento individual. Para esta opción, el valor por defecto de tipo sera incluir, y debe ingresar sólo el límite de Importe(requerido) y la Fecha Inactiva (opcional).

Rango de cuentas - (Obligatorio) Para esta opción, se introducen los flexfields contables para los campos Valor Inferior y Superior. Se puede indicar como tipo Incluir Las cuentas contables como excluir las cuentas que no desean pasar por el grupo de aprobación. Si no se introduce una regla para una cuenta, el valor predeterminado es excluir. Si introduce sólo una regla Tipo Excluir, El modulo de  Compras no incluye automáticamente todo lo demás. Por ejemplo, si escribe sólo la siguiente cuenta 01.000.0451  como Tipo Incluir, las demás cuentas serán excluidas. 

Se recomienda siempre dar un rango de acuerdo a la necesidad del negocio. El campo Fecha Inactiva es opcional, pero debe ingresar un límite de cantidad para incluir reglas de tipo.

Rango de Categoría Artículos- Para esta opción, se introducen los flexfields de categoría  para los campos Valor Inferior y Superior.  Se puede indicar como tipo Incluir las categorías como excluir las categorías que no desean pasar por el grupo de aprobación. Si no se define una regla para una categoría, el valor predeterminado es incluir. El campo Fecha Inactiva es opcional, pero debe ingresar un límite de cantidad para incluir reglas de tipo.

Rango Art - Para esta opción, se introducen los flexfields de artículos para los campos Valor Inferior y Superior. Se puede indicar como tipo Incluir los artículos como excluir los artículos que no desean pasar por el grupo de aprobación. Si no se define una regla para un artículo, el valor predeterminado es incluir.  El campo Fecha Inactiva es opcional, pero debe ingresar un límite de cantidad para incluir reglas de tipo.

Dirección- La Dirección se refiere a la ubicación de entrega en una solicitud, así como el envió en las órdenes de compra y los despachos. Se puede indicar como tipo Incluir las direcciones  como excluir las direcciones que no desean pasar por el grupo de aprobación. Para esta opción, debe introducir la dirección en el campo Valor Inferior. Si no se define una regla para una dirección, el valor predeterminado es incluir.  El campo Fecha Inactiva es opcional, pero debe ingresar un límite de cantidad para incluir reglas de tipo.

Finalmente ya sea cualquiera de los diferentes objetos siempre tendrá que ingresar el límite de Importe. Esta es la cantidad máxima que un grupo de aprobación puede autorizar, por un rango determinado objeto. Este campo es obligatorio sólo para incluir reglas de tipo.  

Ahora debemos asignar el grupo de aprobación a un puesto. Para  su configuración debemos ir a la responsabilidad de Purchasing >> Configuración >> Asignaciones de Aprobación

Asignando Grupo de Aprobación

La ventana Asignar Grupos de Aprobación podremos asignar los grupos de aprobación y las funciones de aprobación de puestos de trabajo. Si está utilizando las jerarquías de aprobación (la opción Usar Jerarquías de Aprobación de la ventana Opciones Financials debe estár activado), debe utilizar primero la ventana Grupos de aprobación para establecer reglas para sus grupos de aprobación. A continuación, puede asignar grupos de aprobación por cada puesto creado.

Cuando no se utiliza las jerarquías de aprobación, puede utilizar esta ventana para asignar grupos de aprobación y las funciones de aprobación de los trabajos dentro de su organización.

Ingresar el Puesto en la que se desea asignar Grupos de Aprobación y las funciones de aprobación. Si la opción Usar jerarquías de Aprobación no está habilitado, este campo no es aplicable. Si no va a utilizar las jerarquías de aprobación, introduzca el Trabajo. 

Seleccione el tipo de documento al cual se le asignara el grupo de aprobación los cuales pueden ser : Purchase Requisition, Internal Requisition, Standard Purchase Order, Planned Purchase Order, Blanket Purchase Agreement, Contract Purchase Agreement, Scheduled Release, y  Blanket Release.

Luego asociar el grupo de aprobación que desea asignar al puesto o el trabajo seleccionado. La lista de valores incluye grupos de aprobación solamente se habilitan si por lo menos tiene una regla de aprobación. Finalmente Ingresar el rango de Fechas Efectivas  donde solo la fecha Desde es obligatorio y si se desea finalizarlo se deberá ingresar la fecha en el campo Hasta.