Payables permite ingresar facturas, registro de pagos, y la anulación del pago en períodos contables abiertos. Puede ingresar facturas en ejercicios futuros, pero no se puede contabilizar ningúna facturas en periodos futuros hasta que cambie el estado a Abierto. Los estados disponibles en la pantalla Controlar Periodos de Cuenta por Pagar son: Nunca Abierto, Futuro, Abierto, Cerrado y Cerrados Permanentemente.
Cuando se actualiza un Estado de Periodo a Cerrado, Payables comprueba automáticamente si tiene alguna factura, pago sin contabilizar o cualquier lote de pagos sin confirmar en ese período. Si tiene algún registro no contabilizado o un lote de pagos sin confirmar Payables informa que tiene excepciones y le permite ejecutar a través del botón Excepciones el Informe Excepciones de Cierre de Período. Puede utilizar este informe para ver todas las transacciones no contabilizadas para el período. También puede ejecutar la opción de Barrido para si desea mover todas las transacciones no contabilizadas de un período a otro.
Los períodos de Payables están separados de sus períodos de General Ledger. Por ejemplo, se puede cerrar el período de Enero en AP antes de cerrar su período de Enero en General Ledger.
Para cambiar el estado de un período contable:
Para ello navegar una Responsabilidad de Payables >> Contabilidad >> Controlar Periodos de Cuentas por Pagar. En la pantalla podra actualizar el estado de cada Período por los siguientes estados:
Nunca abierto: Payables no permite ingresar facturas o pagos en un período que no ha sido abierto. Cuando se define un periodo se asigna un estado de Nunca abierto. Después de cambiar el estado a futuro o Abierto no se puede regresar a este estado.
Futuro: Payables permite ingresar facturas en un período futuro. Se aplica una retención de contabilización y el pago de cualquier factura que se ingrese en un período futuro cuando trabaja con flujo de aprobación. Esto se libera cuando se abre el período y vuelva a enviar a Aprobación. Payables no permite ingresar o anular un pago en un período futuro.
Abierto: Payables permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un periodo abierto. No se puede abrir un período si se trata de un período de ajuste.
Cerrado: Payables no permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado. Puede volver a abrir un período cerrado si los períodos correspondientes de General Ledger y Purchasing están abiertos. Payables impide el cierre de un período que tiene facturas o pagos no contabilizados o lotes de pago sin confirmar.
Cerrado Permanentemente: Payables no permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado permanentemente . No se puede volver a abrir un periodo permanentemente cerrado.
