Visión General de Oracle Payables

El modulo de Cuentas por Pagar (Oracle Payables) se refiere a todas las actividades relacionadas con todos los pasivos de la empresa. Esto tiene que ver con todos los gastos / pagos que la empresa incurre durante sus operaciónes. Payables mantiene un registro de los pagos a realizar, así como las entidades vinculadas que participan en todo el ciclo de Cuentas por pagar.

Se utilizan  5 funciones principales 

1. Ingreso de proveedores 

2. Ingreso e importaciones de facturas

3. Validación de facturas 

4. El pago de las facturas 

5. Contabilización de facturas y pagos

Para ingresar y pagar facturas, debe ingresar primero los proveedores y las sucursales del proveedor. Payables procesa muchos tipos de facturas diferentes, incluyendo facturas estándar, notas de crédito, notas de débito y los informes de gastos. Después que las facturas se ingresan y son validadas, comienza el proceso del pago. Cuando las  facturas se validan o están pagadas, son ingresadas a la contabilidad auxiliar que luego  se generan en el Libro mayor auxiliar de contabilidad y los registros se transfieren al libro mayor.

Ingreso de  Proveedores 

Con el fin de proceder a pagar a los proveedores, deben estar configurados en el sistema. Los usuarios tienen que introducir 

• Introducir los proveedores, sus direcciones, y la información comercial, tales como las condiciones de pago, método de pago y la información de sus cuentas bancarias del proveedor. 
• Introducir las sucursales y datos relacionados, que por defecto a las facturas hayan declarado a ese sitio. 
• Combinar proveedores duplicados 
• Información tributaria del proveedor(en muchos casos customizaciones del partner)

Las principales tablas afectadas r11

Po_vendors

Po_vendor_sites_all

Las principales tablas afectadas r12

Ap_suppliers

Ap_suppliers_sites_all

Ingreso de facturas

Una vez que los proveedores se han configurado en el sistema , el usuario puede ingresar las facturas y la información relacionada. Hay diferentes formas de introducir las facturas en el sistema

• Ingreso manual : Introduzca manualmente las facturas desde la pantalla de facturas. Al ingresar una factura manualmente se puede optar por crear lotes de facturas o crear facturas individuales .
• Importación : El sistema puede utilizar el programa de importación para importar facturas por pagar al sistema.Esto se puede hacer con las facturas por vía electrónica enviada por los proveedores.
• Generado automáticamente : Oracle Payables genera automáticamente algunos tipos de facturas que incluyen: la retención de las facturas de impuestos para pagar a las autoridades fiscales , facturas de interés y el pago de facturas de recibos .
• Facturas recurrentes : Puede configurar Oracle Payables para generar facturas regulares como el alquiler .

Las principales tablas afectadas

Ap_invoices_all

Ap_lines_all--A partir de R12

Ap_invoice_distributions_all

Ap_holds_all

· Tablas adicionales afectados por la importación de la factura :

Ap_invoices_interface

Ap_invoice_lines_interface

Matching de  facturas

Oracle proporciona una opción de asociar facturas. Matching de facturas es un proceso en el que los usuarios / negocio tiene una opción de hacer coincidir los detalles de la factura contra la orden de compra o recibo de entrega. En caso de que las facturas se crean a través de la empresa por el programa de importación puede ser que desee realizar la asociación de la factura contra el PO o el recibo de entrega antes de seguir adelante en el procesamiento de facturas . En la factura que coincidan con los detalles de la factura se compara con el PO o el recibo de entrega  para comprobar la corrección de los datos.

Validación de facturas

Una vez ingresada la factura la validez de los datos debe realizarse por parte de Oracle mediante la aplicación de las normas de referencia para confirmar que todos los datos son válidos y en sincronía con los datos presentes en la sistema. Oracle ha definido un programa de validación de facturas estándar para validar toda la facturas. Este programa cuando se ejecuta validará las facturas y, en caso de que cualquier error en la validación de la factura se pone en espera con los respectivos datos de retención .Cuando una factura se pone en espera , tenemos que liberarlas. Algunas retenciones podrían ser liberadas manualmente pero para algunos de los usuarios necesitan realizar la acción correctiva entonces sólo las retenciones se liberan . Estos controles ayudan a Oracle a mantener la integridad del sistema

Pago de la facturas

Una vez que las facturas son validadas, pueden ser pagadas. Payables proporciona la información que necesita para tomar decisiones de pago efectivos , mantener el control de los pagos a proveedores y empleados , y mantener los registros contables al día . Payables maneja todas las formas de pago, incluyendo cheques, pagos manuales, transferencias bancarias, giros bancarios y transferencias electrónicas. Payables se integra conOracle Payments para definir las formas de pago , y se integra con Oracle Cash Management para apoyar la conciliación automática o manual de los pagos realizados con extractos de cuenta enviado por el banco. Con cuentas por pagar se puede:

• Asegurar los pagos de facturas duplicadas que nunca ocurrirá
• Pague sólo las facturas que se deben , y tomar automáticamente el descuento máximo disponible
• Selección de facturas para el pago utilizando una amplia variedad de criterios
• Registrar Pagos detenidos
• Registrar Pagos anulados
• Revisar la información en línea sobre el estado de cada pago
• Procesar los pago positivos

Contabilidad de Facturas y pagos

Una vez que la factura haya sido creadas y validadas o los pagos se han realizado para la factura,los datos deben ser transferidos a Contabilidad General(General Ledger) para propósitos de información y de reconciliación . Al transferir los datos a GL 2 actividades deben realizarse:

• Crear contabilidad: Cuando se crea una factura de un evento de negocios se produce lo que afectará el negocio financiero , por lo que el tipo de actividad financiera ha tenido lugar y cómo afectará el negocio el cual  tiene que ser comprobada. La acción Crear Contabilidad se hará cargo de este. Cuando se crea la contabilidad se se llena en las tablas : 

            ap_ae_headers
            ap_ae_lines

            En r12  se lamacenan en las tablas SLA

           Xla_ae_headers
          Xla_ae_lines
          Xla_distributions_links 
         Xla_transaction_entities--columna ENTITY_CODE es 'AP_INVOICES' y 'AP_PAYMENTS''
         Xla_events

• Ejecutar Programa  Proceso Contable de Payables : Este programa se ejecuta para un determinado conjunto de libros y cuando se ejecuta el programa de los datos de Payables en la interfaz de Contabilidad. Cuando se ejecuta el programa hay un parámetro : 'Ejecutar importación de Asientos " Si el valor de este parámetro es sí, entonces el oracle ejecutará la importación de los asientos que son transferidos a GL y también crear asientos diarios para ellos si el parámetro es no a continuación, Oracle sólo transferirá los datos a GL y no presentar importación diaria y se ubicaran en la interface.

Las tablas afectadas

Parametro en  'SI' ( Asientos diarios se crearán para los datos transferidos )

Gl_je_headers

Gl_je_lines

Parámetro en 'NO' (Asientos diarios  no se crearán para los datos transferidos )

 Gl_interface