Proceso de Lotes de Pagos

La opción Lotes de pago nos ayuda crear pagos por varias facturas que cumplan con los criterios de selección. Además de controlar que factura va a pagar puede establecer los límites en los importes de pago y decidir si aplican descuentos.

Para realizar el proceso de Lote de pago debe seguir una serie de pasos para crear sus pagos por lotes de pago, y se inicia cada paso desde la pantalla Lotes de Pago. 

Crea Lote de Pagos

Para Crear un Lote pagos ir a Responsabilidad de Payables >> Pagos >> Asiento >> Lotes de Pagos.  Iniciar el lote de pagos mediante la introducción de criterios para las facturas que desea pagar. Payables selecciona facturas para luego construir los pagos; En cualquier momento antes de formatear, puede modificar opcionalmente el lote de pagos. Para ello debe seleccionar una Cuenta Bancaria a la cual se realiza el depósito, Indicar el Documento de Pago al cual se le está asignando. Si sus facturas tiene un Grupo de Pago  único los puede filtrar para su selección. Puede opcionalmente indicar un proveedor en particular, cambie el importe de la factura, o añadir una factura que por pagar no seleccionó originalmente.

Luego de completar la información hacer clic en Procesos y ejecutar Seleccionar Facturas y Crear Pagos. Después de que los pagos se han incorporado se activa el botón de Pagos en la  ventana. Hacer clic al botón para ver las facturas seleccionadas.

Observe que el estado del lote Pago cambia a Seleccionando. Haga clic en el botón Nueva Consulta Lote hasta actualizar a Construir.  El botón Pagos se activa. Hacer clic en el botón de Pagos para ver los Proveedores y sus  facturas seleccionadas y excluir o incluir aquellos Proveedores o Facturas las cuales no se desea pagar.

Guardar los cambios y hacer clic en el botón Crear para reconstruir los cambios realizados. Observe que el estado del lote Pago cambia Modificando y  luego a Construir. Hacer clic en el botón Acciones y seleccione Formatear Pagos. El estado del lote Pago cambia Formateado. En ese momento se habrá creado un archivo de salida, con ello puede  imprimir cheques o entregar el archivo de salida a su banco para desembolsar los pagos electrónicos.

Hacer clic en el botón Acciones y seleccione Confirmar Lote de Pagos y imprimir Registro final Para confirmar el lote.  Seleccione Impreso en el campo de estado para imprimir todos los cheques. Ingrese el último número de cheques impresos y dar al botón Confirmar

Durante este paso Payables actualiza el estado de la factura a pagado y asocia un número de pago con el pago de la factura y la factura. Se crea un Registro de Pago Final, que puede revisar para verificar el lote terminado. El Lote de Pagos  cambia a estado Confirmado. Puede reiniciar un lote pago si un proceso concurrente falla. También puede reiniciar la impresión de verificación si el mal funcionamiento de la impresora durante la impresión de cheques.

Restricciones

Tener en cuenta que después de formatear un lote de pagos, ninguno de los campos de la ventana de Lotes de pago es actualizable a excepción de Tipo de Cambio. 

No puede seleccionar un documento de pago si está actualmente en uso en otro lote de pagos. para ello debe confirmar o cancelar el otro lote de pagos antes de poder utilizar el documento de pago.