Ingresando Asientos en General Ledger

General Ledger es el modulo principal del EBS, Cada asiento que se crea en el modulo de contabilidad General contiene tres componentes importantes: Lote, Cabecera y Lineas de Asientos.

Lotes de Asientos

Puede organizar los asientos con atributos comunes en lotes. Por ejemplo, puede agrupar sus asientos por tipo o fecha. Puede tener varias revistas en un solo lote, o puede tener un lote separado para cada asiento.

Todas los asientos de un lote deben compartir el mismo período. Puede crear un lote para cualquier período contable Abierto o Futuro, pero sólo se puede contabilizar aquellos  lotes en períodos contables abiertos. 

Ingresando Asientos

Para ingresar manualmente un asiento debemos navegar a una responsabilidad de General Ledger >> Asientos >> Ingresar. Podemos ingresar el asiento a un lote existente, crear un nuevo lote o podemos crear un asiento sin lote.

Para crear asientos para un nuevo lote, seleccione Nuevo Lote desde la ventana Encontrar Asientos y crear un nuevo lote. En esta ventana ingresar un nombre para el lote y el periodo contable. Luego dar al botón Asientos.

En la pantalla de Asientos, ingresar un nombre único para su asiento. Si no introduce un nombre, GL asigna automáticamente un nombre con el siguiente formato: Source Journal ID Date. Si no introduce un nombre de lote antes de ingresar sus asientos , GL utiliza el nombre del primer asiento en el lote para crear un nombre de lote predeterminado.

Ingresar el período contable para el asiento, el cual debe ser igual al del lote. Ingresar una Categoría y Origen para describir el propósito de su Asiento, todas las líneas del asiento comparten la misma categoría de la cabecera. Tipo Saldo es un campo de sólo lectura. Muestra real cuando está introduciendo asiento reales, Presupuesto cuando está introduciendo asientos de presupuesto, y Compromiso cuando están ingresando asientos de compromiso.

Si utiliza la numeración manual, ingresar un Número de Documento único. Este campo sólo está disponible si la opción de perfil de numeración secuencial se establece en Usado Siempre o Parcialmente Usado.  Ingresar un Total de Control si desea verificar los débitos totales de las líneas de asiento contra el control total diario.

En la región de Conversión, acepte la moneda por defecto (la moneda funcional para su juego de libros), o cambiar la moneda asiento para ingresar en una moneda extranjera. En la región del Estado, el campo de Contabilización muestra si un lote diario esta contabilizado. El campo Fondos muestra el estado de los fondos para un lote y el campo Aprobación muestra si el lote es aprobado para su Contabilización.

En la región Reversión, Ingresar una  Fecha, Método y Período para revertir el asiento. Puede generar un asiento de reversión a ese período y la fecha efectiva. Los métodos pueden ser:

Cambiar Dr / Cr: Contabilidad General crea tu asiento de reversión al cambiar los importes de débito y de crédito del asiento original. 

Cambiar Signo: Contabilidad General crea tu asiento  de reversión cambiando el signo de su asiento original de positivo a negativo. 

Finalmente nos ubicaremos en una sección de Lineas, aquí debemos ingresar el Nro de Línea, una cuenta contable la cual tendrá por cada línea un importe en el Débito o el el Crédito. Opcionalmente puede ingresar  una descripción por cada línea identificando el origen del importe. Cuando se crea un asiento Manual la opción de Desglose Línea estará desactivado ya que aquí encontramos el detalle del asiento que proviene de otros módulos.

Podemos completar mas información en los Flexfields descriptivos a nivel de cada línea del asiento para una mejor ayuda al analizar las cuentas y importes de nuestro modulo de GL. Una vez completado grabar el asiento y estará listo para su revisión y contabilzación.