La tabla GL_INTERFACE

La tabla GL_INTERFACE es donde se almacena la información contable de asientos diarios a importar desde otros sistemas.  La tabla GL_INTERFACE está organizado por columnas en la que la aplicación de Contabilidad General categoriza y almacena información contable. Por ejemplo, información de origen de asientos se almacena en la columna llamada JE_SOURCE_NAME. 

Esta información sera cargada posteriormente en el modulo de GL en las  tablas  GL_JE_BACTHES, GL_JE_HEADERS y GL_JE_LINES. Luego estos son procesados para su contabilización y se almacenan en el GL_BALANCES.

Cuando uno Envía información de cuentas contables puede ser de dos maneras: la especificación del segmento o el ID de combinación contable. 

Columnas importantes
Entre las columnas necesarias de la tabla GL_INTERFACE son:

STATUS: Ingresar el valor de NEW para indicar que usted está trayendo nuevos datos a GL.
SET_OF_BOOKS_ID: Ingresar el ID juego de libros
USER_JE_SOURCE_NAME: Ingresar el nombre del origen de asientos.
USER_JE_CATEGORY_NAME: Ingresar el nombre de la categoría de asientos. 
ACCOUNTING_DATE: Ingresar la fecha contable en que se produjo la transacción. 
CURRENCY_CODE: Ingresar el código de moneda para su transacción. 
DATE_CREATED: Ingresar la fecha  de importación que fue creado. L 
CREATED_BY: Ingresar el ID de quien esta creando la importación
PERIOD_NAME: Intgresar el nombre del periodo
ENTERED_DR: Ingresar la cantidad de débito por cada línea de su transacción.
ENTERED_CR:  Ingresar  la cantidad de crédito por cada línea de su transacción. 
ACCOUNTED_DR: Ingresar la cantidad de débito de conversión 
ACCOUNTED_CR: Ingresar  la cantidad de crédito de conversión  

Transferir a GL

Una vez cargado los registros en la tabla GL_INTERFACE debemos ejecuta el concurrente  Programa - Importar Asientos  para transferir las operaciones crediticias en el libro mayor y crear lotes o bien detallados o resumidos de sus asientos contables. 

Importar Asiento Diario de un lote fallado en GL_INTERFACE

Cada vez que se ejecuta el Programa Importar Asientos el programa Standard nos indica los errores que debemos corregir  durante la importación de líneas  en la tabla GL_INTERFACE de Oracle General Ledger (GL)

Daremos  el siguiente ejemplo:

Como podemos apreciar durante la importación obtuvimos dos lineas de Asientos con error el cual tiene como código de Error EC12. el Reporte como leyenda indica todos los errores condiciones durante la importación. para este caso si revisamos la leyenda  obtenemos que se debe a lo siguiente:

EC12 El importe ingresado debe ser igual al importe comprometido en la línea de asiento en moneda funcional.

Significa que los campos débito o crédito no contiene importes pero primero debemos analizar el caso. Para ello debemos ubicar las lineas en la tabla GL_INTERFACE con el objetivo de obtener el group_id, podría usar el siguiente script:

select * from apps.gl_interface

WHERE TRUNC(DATE_CREATED) = TO_DATE('24/03/2014','DD/MM/YYYY')

AND USER_JE_SOURCE_nAME='Cuentas a Pagar'

AND ACCOUNTING_DATE = TO_DATE('20/03/2014','DD/MM/YYYY')

AND status='EC12'

Luego de obtener el ID debemos ir a :

Responsabilidad de Contabilidad General(GL)>>Asientos>>Importar>>Corregir

y debemos colocar el ID de grupo, para facilitar la búsqueda indicar el origen de importación en este caso del modulo de Payables Cuentas por Pagar

Esta pantalla nos muestra aquellos lineas de asientos que contiene error. General Legder nos da la facilidad de poder corregir estos asientos y volverlos a importar. Analizando el registros llegamos a encontrar que proviene de un pago. En este caso la moneda funcional es en SOLES y se le ingresado una cuenta de redondeo. Dicha cuenta contiene el error

Para ello debemos ingresar la misma cantidad de redondeo en el campo débito ingresado. Finalmente le damos clic a Importar y debemos colocar la opción de importar grupo especifico. Con ello las léians ya corregidas seran improtadas al modulo de GL.

Transferencia de Cuentas a Pagar al Libro Mayor

El Módulo de Cuentas a pagar en Oracle tiene que ver con la creación de facturas con cuentas por pagar y otras actividades financieras relacionadas con todos los gastos y pasivos de una organización. Hacer los pagos, pagos de facturas y gastos y la realización. Este es un módulo del libro mayor auxiliar en Oracle y todos los datos registrados en este módulo tiene que ser transferido a Contabilidad General para que éstas se reflejan en los estados financieros de la organización. Cualquier dato que no se transfiere a Contabilidad General no se reflejará en los estados financieros. Oracle ha proporcionado un programa estándar: Transferencia de Cuentas a Pagar al Libro Mayor

Este programa cuando se ejecuta en Oracle transferirá todos los registros elegibles de AP al Libro Mayor. Una vez que las facturas estén validadas y contabilizadas podemos  correr el el programa de transferencia para transferir los datos de la factura a la Contabilidad General.

Requisitos Previos
1. El Período de los cuales se están transfiriendo datos al libro mayor deben estar abiertos
2. Las facturas que han de ser transferidos a GL  deben ser validados y contabilizados. 

Parámetros
Los parámetros obtenidos en el Programa se analizan a continuación: 
Nombre de Juego de Libros: Se especifica el juego de libros para los que el usuario desea transferir los datos  a GL. 

Transferir Libro(s) de Información: Al transferir los datos deben publicarse los datos en el juego de libros.

Nombre de lote: Cuando los datos se transfieren se crea un lote de los asientos registrados a GL . El nombre del lote especificado aquí se utiliza al crear un lote en GL de forma que el usuario puede identificar fácilmente sus cuentas por pagar por lotes en Contabilidad General. Si no se especifica ningún nombre de lote se utiliza la fuente de los asientos.

Desde Fecha: Fecha inicial de transferencia

Hasta Fecha: Fecha Final de transferencia.

Categoría de Asiento: Podemos seleccionar de la lista de valores  las Facturas Compra, Pagos,Pagos Conciliados  o Todo: 

Validar Cuentas: Al transferir los registros de cuentas por pagar a Contabilidad General  si el valor del parámetro es 'SI' Oracle comprobará la validez de las cuentas  y asegurarse de que estas cuentas están activos en GL, Si el usuario selecciona un valor 'NO', los datos serán simplemente transferidos a la contabilidad y la validación de la cuenta se hará en el módulo de GL mas tarde.

Transferir a Interface GL : Este parámetro se utiliza para especificar si deseamos transferir líneas de asientos contables resumidos o detallados. Incluso si el usuario elige resumir, todavía tiene la opción de desglosar desde GL  las transacciones individuales de Cuentas por Pagar.  Podemos elegir:

En Detalle: No resume los registros. Transfiere un asiento contable por cada asiento contable. 
Resumir por fecha de Contable: Resumir las líneas contables por cuenta y  fecha. 
Resumir por  Período Contable: Resumir las líneas contables por cuenta y período contable. 

Ejecutar Importación de Asientos: Este parámetro especifica si Oracle debe ejecutar  importación de Asientos después de la transferencia de datos en la interfaz de GL. Si damos a la opción  SÍ, Una vez que los datos han sido transferidos a GL_Interface, Oracle también ejecuta la  importación para crear asientos  para los documentos transferidos. Si damos a la opción NO, no se ejecuta la  importación para crear asientos  , los datos estarán disponibles en la interfaz de GL para referencia del usuario. 

Transferir transacciones a GL

Oracle proporciona a los usuarios un programa estándar llamando Transferir transacciones a GL que se pueden utilizar para transferir la información de Inventory a General Ledger. El programa recoge todos los registros de la tabla MTL_TRANSACTION_ACCOUNTS que tienen el campo gl_batch_id = -1 para luego enviarlo a la GL_INTERFACE. Lo puede ejecutar como una solicitud o navegando en la responsabilidad de Inventory >> Ciclo de Cierre Contable >> Transferencias de General Ledger

Puede realizar la transferencia de General Ledger en cualquier momento durante un período abierto antes de su cierre. Estas transferencias provisionales le permiten conciliar y transferir la información semanal, haciendo que el proceso de cierre por período cuando llegue a fin de mes sea mucho más simple y más rápido.

La transferencia de General Ledger se carga a nivel de resumen o detalle de la actividad contable para cualquier período abierto en la interface  de General Ledger, esto incluye tanto el inventario y las ingresos en Work in Process. Cuando más de un período esta abierto, la transferencia selecciona las transacciones desde el primer período Abierto, hasta la fecha de la transferencia ingresada, y pasa la fecha contable correcta y la información financiera en la interface de General Ledger.

Supongamos el siguiente caso: Al transferir información a detalle, la fecha de la transacción es la fecha contable en cada línea transferida. Al transferir asientos de resumen con dos períodos abiertos y ingresar una fecha de transferencia en el segundo período, el proceso de transferencia asigna el primer periodo como fecha final para todas las transacciones resumidas en el primer periodo y asigna la fecha de transferencia para las transacciones que se resumen en el segundo periodo.

Para habilitar el proceso resumido tiene la opción de realizar este proceso de forma automática o manualmente utilizando la opción de perfil CST: Resumen de Período. Si la opción de perfil se establece en Automático, el plazo se cierra y se resume cuando cambia el estado de Abierto a Cerrado.

Si la opción de perfil está establecido en Manual, puede retrasar el resumen, pero debe resumir estos períodos retrasados en orden de período contable. Por ejemplo, si se demora el resumen para un período determinado, el período siguiente no puede ser resumido hasta que se realice el resumen  del período anterior. Si usted no elige resumir períodos, se establece el estado de periodo a Cerrado No Resumido.

Para cada organización de inventario,  Cost Management  transfiere transacciones a la tabla de interface de General Ledger , línea por línea. Si transfiere la información en resumen, Cost Management agrupa las transacciones por lotes, por categoría, por código de divisa, y por cuenta.

Nota: La transferencia a detalle es valido sólo si tiene bajos volúmenes de transacción. La transferencia por grandes cantidades de transacciones a detalle puede afectar negativamente el rendimiento de General Ledger.

Tanto para transferencias a detalle y de resumen, Cost Management pasa el código de la organización, número de lote de GL, descripción y fecha del lote. Al transferir en detalle, también se pasa el material o el trabajo en proceso. Cost Management utiliza el Origen de Asientos de inventarios tanto para operaciones de Inventory y Work In Process . La Categorías de Asientos se distinguen de  Inventory y Work In Process.

Tablas de General Ledger

Las Tablas de General Ledger se pueden clasificar en  5 categorías.De entre las cuales las tablas importantes se resume na continuación:

Tablas de Contabilidad:

GL_LEDGERS: Almacena información sobre los libros de contabilidad definidos en el Administrador de configuración de Contabilidad y los juegos e Libros definidos en la pantalla de Juego de Libros. Cada fila incluye el libro Contable , nombre corto, descripción, moneda contabilidad, calendario, tipo de período, plan de cuentas, y otra información. 

GL_CODE_COMBINATIONS: Tabla que almacena las combinaciones de cuentas contables para cada estructura del Flexfield Contable(Accounting Flexfield) dentro de la aplicación Oracle General Ledger.

Tablas de Periodo : 
GL_PERIODS: Almacena información sobre los períodos contables que se definen mediante el formulario Calendario Contable. 

GL_PERIOD_SETS: Almacena los calendarios que se definan usando el formulario Calendario Contable. 

GL_PERIOD_TYPES: Almacena los tipos de período definidos utilizando el formulario Tipos Período. Cada fila incluye el nombre del Tipo de  período , el número de períodos por año fiscal, y otra información.

Tabla de Asientos: 
GL_JE_BATCHES: Tabla de lotes de Asientos Diarios. Cada fila incluye el nombre de lote, descripción, estado, los totales de  débitos y créditos, y otra información. 

GL_JE_HEADERS: Tabla de Cabecera de Asientos Diarios. Hay una relación de uno a varios entre los lotes de Asientos y las Cabeceras de Asientos Diarios. Cada fila de esta tabla incluye el ID asociado del lote, el nombre de Asiento Ingresado y la descripción, y otra información.

GL_JE_LINES: Tabla de líneas  de Asientos Diarios.  Hay una relación de uno a varios entre las Cabeceras de Asientos Diarios y las Líneas  de Asientos Diarios. Cada fila de esta tabla almacena el identificador de cabecera Asiento asociado, el número de línea, el ID de combinación Contable, y los débitos o créditos asociados a la línea del asiento. 

GL_JE_SOURCES: Tabla de Orígenes  de Asientos Diarios. Cada ingreso de Asiento Diario en Oracle General Ledger se le asigna un nombre de origen que indique la forma en que fue creado. Esta tabla corresponde al formulario de Orígenes de Asientos. 

GL_JE_CATEGORIES: Tabla de Categoría  de Asientos Diarios. Cada fila incluye el nombre de la categoría y la descripción.

Tablas de Conversión y Consolidación: 
GL_CONSOLIDATION: Tabla que Almacena información sobre las asignaciones de consolidación. Cada fila incluye el ID de un mapeo, nombre, descripción y otra información. Esta tabla corresponde a la primera ventana del formulario de Asignaciones de Consolidación. Necesita una fila para cada asignación de consolidación. 

GL_CONSOLIDATION_ACCOUNTS: Tabla que Almacena los rangos de cuentas que se introducen al consolidar los saldos utilizando el formulario de Datos de Consolidación de Transferencia.

GL_DAILY_RATES: Tabla  que Almacena los tipos de conversión diarios para transacciones en moneda extranjera. Almacena la tasa a utilizar al realizar la conversión entre dos monedas para una fecha y tipo de conversión. 


GL_DAILY_BALANCES: Tabla  de saldos diarios agregados para el detalle y balance del  resumen de cuentas por cada Juego de Libros.

Tablas de Presupuestos: 

GL_BUDGET_TYPES: Tabla que almacena información sobre los tipos de presupuesto. Oracle General Ledger sólo admite un tipo de presupuesto, 'STANDARD'. Por lo tanto, esta tabla contiene siempre sólo una fila. 

GL_BUDGET_ASSIGNMENTS: Tabla  que almacena las cuentas que se asignan a cada organización de Presupuesto. Cada fila incluye la moneda asignada a la cuenta y el código de de cuenta. El código ingresado es 'E' o 'C' si es calculado. 

GL_BUDGET_INTERIM: Se utiliza internamente por las aplicaciones de Oracle General Ledger para publicar los saldos presupuestarios a la tabla GL_BALANCES. Las filas se añaden a esta tabla cada vez que se ejecuta el programa de Contabilización del Presupuesto. El programa actualiza los saldos presupuestarios correspondientes en GL_BALANCES basados ​​en las filas de este cuadro y, a continuación, elimina las filas en esta tabla que se utiliza.

Tablas de Interface: 

GL_INTERFACE: Se utiliza para importar lotes de Asientos Diarios de importación. Inserta filas en esta tabla y luego utiliza la ventana Importar Asientos para crear lotes de Asientos Diarios. 

GL_INTERFACE_CONTROL: Se utiliza para controlar la ejecución de Importar Asientos. Siempre que se inicia una importación  en el formulario de Importar Asientos , una fila se inserta en esta tabla para cada origen y el grupo especificó. Cuando  Importar Asientos se  completa, elimina estas filas de la tabla. 

GL_BUDGET_INTERFACE: Se utiliza para cargar los datos del Presupuesto en Oracle General Ledger a partir de una hoja de cálculo o de otra fuente externa. Cada fila incluye el valor de los importes del presupuesto de una cuenta de un año fiscal.

Visión General de Oracle Payables

El modulo de Cuentas por Pagar (Oracle Payables) se refiere a todas las actividades relacionadas con todos los pasivos de la empresa. Esto tiene que ver con todos los gastos / pagos que la empresa incurre durante sus operaciónes. Payables mantiene un registro de los pagos a realizar, así como las entidades vinculadas que participan en todo el ciclo de Cuentas por pagar.

Se utilizan  5 funciones principales 

1. Ingreso de proveedores 

2. Ingreso e importaciones de facturas

3. Validación de facturas 

4. El pago de las facturas 

5. Contabilización de facturas y pagos

Para ingresar y pagar facturas, debe ingresar primero los proveedores y las sucursales del proveedor. Payables procesa muchos tipos de facturas diferentes, incluyendo facturas estándar, notas de crédito, notas de débito y los informes de gastos. Después que las facturas se ingresan y son validadas, comienza el proceso del pago. Cuando las  facturas se validan o están pagadas, son ingresadas a la contabilidad auxiliar que luego  se generan en el Libro mayor auxiliar de contabilidad y los registros se transfieren al libro mayor.

Ingreso de  Proveedores 

Con el fin de proceder a pagar a los proveedores, deben estar configurados en el sistema. Los usuarios tienen que introducir 

• Introducir los proveedores, sus direcciones, y la información comercial, tales como las condiciones de pago, método de pago y la información de sus cuentas bancarias del proveedor. 
• Introducir las sucursales y datos relacionados, que por defecto a las facturas hayan declarado a ese sitio. 
• Combinar proveedores duplicados 
• Información tributaria del proveedor(en muchos casos customizaciones del partner)

Las principales tablas afectadas r11

Po_vendors

Po_vendor_sites_all

Las principales tablas afectadas r12

Ap_suppliers

Ap_suppliers_sites_all

Ingreso de facturas

Una vez que los proveedores se han configurado en el sistema , el usuario puede ingresar las facturas y la información relacionada. Hay diferentes formas de introducir las facturas en el sistema

• Ingreso manual : Introduzca manualmente las facturas desde la pantalla de facturas. Al ingresar una factura manualmente se puede optar por crear lotes de facturas o crear facturas individuales .
• Importación : El sistema puede utilizar el programa de importación para importar facturas por pagar al sistema.Esto se puede hacer con las facturas por vía electrónica enviada por los proveedores.
• Generado automáticamente : Oracle Payables genera automáticamente algunos tipos de facturas que incluyen: la retención de las facturas de impuestos para pagar a las autoridades fiscales , facturas de interés y el pago de facturas de recibos .
• Facturas recurrentes : Puede configurar Oracle Payables para generar facturas regulares como el alquiler .

Las principales tablas afectadas

Ap_invoices_all

Ap_lines_all--A partir de R12

Ap_invoice_distributions_all

Ap_holds_all

· Tablas adicionales afectados por la importación de la factura :

Ap_invoices_interface

Ap_invoice_lines_interface

Matching de  facturas

Oracle proporciona una opción de asociar facturas. Matching de facturas es un proceso en el que los usuarios / negocio tiene una opción de hacer coincidir los detalles de la factura contra la orden de compra o recibo de entrega. En caso de que las facturas se crean a través de la empresa por el programa de importación puede ser que desee realizar la asociación de la factura contra el PO o el recibo de entrega antes de seguir adelante en el procesamiento de facturas . En la factura que coincidan con los detalles de la factura se compara con el PO o el recibo de entrega  para comprobar la corrección de los datos.

Validación de facturas

Una vez ingresada la factura la validez de los datos debe realizarse por parte de Oracle mediante la aplicación de las normas de referencia para confirmar que todos los datos son válidos y en sincronía con los datos presentes en la sistema. Oracle ha definido un programa de validación de facturas estándar para validar toda la facturas. Este programa cuando se ejecuta validará las facturas y, en caso de que cualquier error en la validación de la factura se pone en espera con los respectivos datos de retención .Cuando una factura se pone en espera , tenemos que liberarlas. Algunas retenciones podrían ser liberadas manualmente pero para algunos de los usuarios necesitan realizar la acción correctiva entonces sólo las retenciones se liberan . Estos controles ayudan a Oracle a mantener la integridad del sistema

Pago de la facturas

Una vez que las facturas son validadas, pueden ser pagadas. Payables proporciona la información que necesita para tomar decisiones de pago efectivos , mantener el control de los pagos a proveedores y empleados , y mantener los registros contables al día . Payables maneja todas las formas de pago, incluyendo cheques, pagos manuales, transferencias bancarias, giros bancarios y transferencias electrónicas. Payables se integra conOracle Payments para definir las formas de pago , y se integra con Oracle Cash Management para apoyar la conciliación automática o manual de los pagos realizados con extractos de cuenta enviado por el banco. Con cuentas por pagar se puede:

• Asegurar los pagos de facturas duplicadas que nunca ocurrirá
• Pague sólo las facturas que se deben , y tomar automáticamente el descuento máximo disponible
• Selección de facturas para el pago utilizando una amplia variedad de criterios
• Registrar Pagos detenidos
• Registrar Pagos anulados
• Revisar la información en línea sobre el estado de cada pago
• Procesar los pago positivos

Contabilidad de Facturas y pagos

Una vez que la factura haya sido creadas y validadas o los pagos se han realizado para la factura,los datos deben ser transferidos a Contabilidad General(General Ledger) para propósitos de información y de reconciliación . Al transferir los datos a GL 2 actividades deben realizarse:

• Crear contabilidad: Cuando se crea una factura de un evento de negocios se produce lo que afectará el negocio financiero , por lo que el tipo de actividad financiera ha tenido lugar y cómo afectará el negocio el cual  tiene que ser comprobada. La acción Crear Contabilidad se hará cargo de este. Cuando se crea la contabilidad se se llena en las tablas : 

            ap_ae_headers
            ap_ae_lines

            En r12  se lamacenan en las tablas SLA

           Xla_ae_headers
          Xla_ae_lines
          Xla_distributions_links 
         Xla_transaction_entities--columna ENTITY_CODE es 'AP_INVOICES' y 'AP_PAYMENTS''
         Xla_events

• Ejecutar Programa  Proceso Contable de Payables : Este programa se ejecuta para un determinado conjunto de libros y cuando se ejecuta el programa de los datos de Payables en la interfaz de Contabilidad. Cuando se ejecuta el programa hay un parámetro : 'Ejecutar importación de Asientos " Si el valor de este parámetro es sí, entonces el oracle ejecutará la importación de los asientos que son transferidos a GL y también crear asientos diarios para ellos si el parámetro es no a continuación, Oracle sólo transferirá los datos a GL y no presentar importación diaria y se ubicaran en la interface.

Las tablas afectadas

Parametro en  'SI' ( Asientos diarios se crearán para los datos transferidos )

Gl_je_headers

Gl_je_lines

Parámetro en 'NO' (Asientos diarios  no se crearán para los datos transferidos )

 Gl_interface