Conceptos de Plan de Cuentas

Para conservar los datos financieros de una empresa organizada, los contadores desarrollaron un sistema que ordena las operaciones en los registros denominados cuentas. Cuando el sistema contable de una empresa se ​​establece, las cuentas con más probabilidades de verse afectadas por las operaciones de la compañía se identifican y se enumeran . 

Esta lista se conoce como Plan de Cuentas(Chart of Accounts) de la Empresa. Dependiendo del tamaño de una empresa y la complejidad de sus operaciones de negocio, el plan de cuentas puede enumerar tan sólo treinta cuentas o hasta miles. Una empresa tiene la flexibilidad de adaptar su plan de cuentas para satisfacer sus necesidades. 

Dentro del plan de cuentas las cuentas del Balance  General se enumeran en primer lugar, seguido de las cuentas de Ganancias y Perdidas.En otras palabras, las cuentas se organizan en el plan de cuentas de la siguiente manera: 

• Activos 
• Pasivos 
• Patrimonio 
• Gastos por naturaleza
• Ingresos por naturaleza 
• Saldos por determinación de Gestión(Ganancias y perdidas)

Plan de Cuentas

Un plan de cuentas es una lista de los nombres de las cuentas que la empresa ha identificado y puesto a disposición para el registro de las transacciones en su libro mayor. Una empresa tiene la flexibilidad necesaria para adaptar su plan de cuentas para satisfacer mejor sus necesidades, incluyendo la adición de cuentas, según sea necesario. 

Dentro del plan de cuentas, usted encontrará que las cuentas típicamente aparecen en el siguiente orden: 

    
Las cuentas de balance 
1.Activos 
2.Pasivo 
3. Patrimonio

Las cuentas de Ganancias y Perdidas 
4.Gastos
5.Ingresos 
6. Saldos por determinación de Gestión(Ganancias y perdidas)

El Organigrama de una empresa puede servir como un modelo para la elaboración de su plan de cuentas. Por ejemplo, si una compañía divide su negocio en diez áreas (producción, marketing, recursos humanos, etc), cada área es responsable de sus propios gastos (sueldos, suministros, teléfono, etc). Cada área tiene su propia cuenta de gastos de teléfono, su costos, salarios, etc 

Un plan de cuentas es probable que sea tan grande y tan complejo como la propia empresa. Una corporación internacional con varias divisiones puede necesitar miles de cuentas, mientras que un pequeño comerciante local puede necesitar tan sólo un centenar de cuentas. 

Cada cuenta en el plan de cuentas se asigna normalmente un nombre y un número único por el cual se puede identificar. Los números de cuenta son a menudo cinco o más dígitos de longitud con cada dígito representa una división de la empresa, el departamento, el tipo de cuenta, etc

Como se verá, la primera cifra podría significar si la cuenta es un activo, pasivo, etc Por ejemplo, si el primer dígito es un "1" es un activo. Si el primer dígito sea un "5" es un gasto operativo. 

Crear Plan de cuentas

Para definir el plan de cuentas en el Oracle ir a una Responsabilidad de General Ledger >> Configuración >>Financiera >> Flexfields >> Clave >> Segmentos . Buscar el flexfield  Accounting Flexfield.

Crear un nombre para la estructura contable. Ejemplo Plan de Cuentas y dar a Segmentos. En esta pantalla agregar los segmentos que sean necesario en su plan de cuentas. Por lo general se ingresaran Juegos de valores del tipo Independiente ya que a medida que crezca las necesidades de la organización, se podrán agregar mas valores en el plan de cuentas. Ejemplo: Al agregar un nuevo centro de costos o Proyecto.

Una vez configurado dar a la opción Calificadores Flexfield. Donde debes Indicar que segmento sera considerado de Tipo Balance, Centro de Costos,Cuenta, Intercompañia  o de Seguimiento Secundarios.

Designe uno de sus segmentos como natural account segment y otro como balancing segment.. Puede designar opcionalmente los demás tipos de segmentos. Si está utilizando Oracle Assets o Oracle Projects, o desea ejecutar revaluaciones por centro de costos, es muy recomendable que especifique un segmento de cost center segment. Con esto ya tiene su estructura de Plan de cuentas.

Cuentas Resumen

Una Cuenta  Resumen es una cuenta cuyo saldo es la suma de los saldos de varias cuentas de detalle. Las cuentas resumen nos permiten actualizar asientos contabilizados para cierta cuenta de detalle, habilitar consultas de  resumen en línea y al estar resumido permite mayor velocidad  de Procesamiento de concurrentes sobretodo en los reportes financieros. Tener en cuenta que las Cuentas a detalle solo permite contabilización directa de las transacciones y asientos del negocio.

Determinando sus Cuentas Resumen

El primer paso en la definición de sus cuentas Resumen es determinar sus necesidades de resumir sus cuentas. Las cuentas resumen le proporcionan beneficios significativos cuando se produce informes resumidos y realizar asignaciones. Tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Tenga en cuenta la información de resumen que necesita para los informes.

Aunque se puede definir fácilmente los estados financieros que resumir en una serie de cuentas juntos por una fila dada, puede utilizar cuentas resumen para un acceso más rápido a los saldos resumidos.

2. Identificar los saldos de resumen que necesita para consultas en línea.

Por ejemplo, es posible necesitar consultas rápidas sobre el total de todos los saldos de caja para sus organizaciones nacionales para tomar decisiones diarias sobre inversiones o de cobertura de moneda extranjera. También es posible que desee revisar la cantidad de capital de trabajo (activo circulante menos pasivo circulante) para cada división o departamento sobre una base semanal.

3. Considere cómo desea utilizar las cuentas resumen en fórmulas y asignaciones. Puede utilizar las cuentas resumen como factores al definir fórmulas de asientos y asignaciones.

Usar cuentas resumen para hacer referencia a los saldos de resumen en una fórmula de asiento  recurrente. Por ejemplo, para estimar un devengo de comisión de ventas basado en el total de todas las ventas de productos para cada división, puede utilizar una cuenta de resumen que asciende a todas las ventas de productos en cada división.

Usar cuentas resumen para hacer referencia a los saldos presupuestarios resumen en una fórmula presupuesto. Por ejemplo, para basar el presupuesto para beneficios de los empleados en cada empresa en el total de los salarios de los empleados presupuestados, utilizar las cuentas de resumen que el total de todos los salarios de los empleados de cada empresa.

Usar cuentas resumen  al ingresar los presupuestos con las normas presupuestarias. Por ejemplo, puede basar su presupuesto para la cuenta de sueldos del año en curso en un porcentaje de gastos generales total del año anterior, un resumen.

Usar cuentas  resumen para indicar la cantidad total que desea asignar al definir sus fórmulas de asignación. También, utilizar las cuentas resumen para ayudarle a calcular los coeficientes de asignación para utilizar en tus fórmulas de asignación.

Planificando  la estructura de sus cuentas Resumen

Después de determinar sus necesidades de cuentas resumen, planificar su estructura de cuentas de resumen de acuerdo a la forma en que desea resumir su información contable.

Elija formas de resumir su información contable en función de la estructura de su cuenta y sus necesidades de información. En general, las organizaciones estructuran sus cuentas de manera que cada segmento representa una dimensión particular, o una manera de mirar a su organización.

Para entender mejor como definir cuentas Resumen damos algunos ejemplos de maneras en que puede resumir la información por cada segmento:

Compañía:

Un segmento que indica las personas jurídicas. Es posible resumir empresas por las principales industrias, como las Empresas de Retail; por regiones dentro de un país, tales como compañías de Oriente; o por grupos de países, como por ejemplo las empresas americanas.

Centro de costo:

Un segmento que indica las áreas funcionales de su negocio, tales como Soporte, Sistemas, Instalaciones, y así sucesivamente. Es posible realizar un seguimiento de las áreas funcionales de una forma detallada, pero se puede generar  un reporte Resumen donde los centros de costos de esta agrupados por una división llamada T.I.

Cuenta:

Un segmento que indica su cuenta natural, como efectivo, cuentas por pagar, o de gastos de salarios. Es probable que resuma sus cuentas por tipo de cuenta, es decir, sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. También puede resumir a un nivel más detallado, con las cuentas de resumen como activos corrientes o pasivos a largo plazo.

Producto:

Un segmento que indica los productos. Es posible que desee resumir productos en grupos de productos tales como componentes de computadoras personales, dispositivos de almacenamiento, y así sucesivamente.

Distrito:

 Un segmento que indica lugares geográficos, como el norte de California, Florida central u el Oeste de Nueva York. Si define segmentos que registran datos dentro de las áreas geográficas más pequeñas, como los distritos, se puede resumir fácilmente distritos en estados, o incluso en grupos de estados que se pueden llamar regiones.

Planificando Valores de Padres y Grupos de Acumulación

Después de determinar sus necesidades y la  estructura de cuentas resumen de su organización, debe definir sus valores padres y sus Grupos de Acumulación o Rollups Groups.

Los Grupos de Acumulación son un conjunto de valores de segmento padres para un segmento dado, Un valor no puede pertenecer a un grupo de Acumulación a menos que sea un valor primario que tiene valores hijos. Los valores padres y los valores hijos pertenecen al mismo conjunto de valores, que se adjunta a un segmento de FlexField clave. 

Planificando Plantillas Cuenta Resumen

Configurar plantillas para definir y mantener cuentas resumen. Puede mejorar la velocidad de sus resumenes controlando el número de cuentas resumen creados por la plantilla. El numero de sus cuentas resumen de su plantilla será creado dependiendo de los segmentos de valore de su plantilla.

Oracle General Ledger utiliza plantillas de resumen para crear cuentas  resumen. Oracle General Ledger utiliza las plantillas en combinación con las definiciones de valor del segmento de los padres para crear cuentas resumen. Se especifica cuando se quiere que comience el mantenimiento de sus saldos de las cuentas resumen. Cuando se elimina una plantilla de resumen, Oracle General Ledger elimina todas las cuentas de resumen creados a partir de esa plantilla y sus saldos asociados.

Cuando se crea una plantilla se puede escoger tres tipos de valores:

D: La plantilla crea y mantiene un resumen para cada valor de segmento detalle. Este valor crea las mayorías de las cuentas resumen de cualquier valor plantilla. Tener en cuenta que General Ledger no le permitirá definir una plantilla de cuenta resumen usando sólo valores plantilla D.

T: La plantilla crea y mantiene una relación sumaria que resume los saldos de todos los valores de segmento detalle. Este valor crea las cuentas resumidas en menor cantidad de cualquier valor plantilla. Si introduce T para un segmento, todas las cuentas resumen creadas por la plantilla tendrán el valor de T para el segmento. Por lo tanto, el valor T debe ser definido y habilitado para el segmento. Además, el valor del segmento debe ser uno de los padres y el detalle de contabilización y el presupuesto no están permitidos. Tener en cuenta no definir una plantilla de cuenta Resumen utilizando sólo valores T de la plantilla. Una plantilla con valores T para cada segmento tiene un saldo de cero si su libro está en balance.

Grupo de Acumulación: La plantilla crea y mantiene un resumen para cada valor del segmento de los padres asignado al grupo de acumulación que se especifique. Cuantos más valores de segmento de los padres esta en un grupo determinado de resumen, más cuentas de resumen se crean en la plantilla.

Definiendo de cuentas Resumen

General Ledger utiliza plantillas de resumen para crear cuentas resumen, cuyos saldos son las sumas de múltiples cuentas detalle. Para definir una nueva plantilla de cuenta  resumen Ir a una responsabilidad de General Ledger >> Configuración >> Cuentas >> Resumen.

Ingresar un Nombre para la plantilla de cuenta resumen. Luego en el campo Plantilla, ingresar un valor para cada segmento de su plan contable bajo los  valores D,T, o Grupo de acumulación. Una vez escoja la plantilla debe  ingresar el Primer Período  para el que desea que General Ledger empiece a trabajar con sus saldos de las cuentas resumen para este período contable y los períodos posteriores.

Si está utilizando el control presupuestario para el juego de libros, defina las opciones de control presupuestario para la plantilla de resumen. Guarde los cambios. General Ledger presenta una solicitud concurrente llamada Agregar/Suprimir Cuentas Resumen para agregar las cuentas resumen, y muestra el Estado de la plantilla de resumen.

Actual: Las cuentas de resumen están activas.

Adición: La Solicitud Concurrente para crear cuentas resumen está pendiente o en marcha.

Suprimiendo: La solicitud concurrente para eliminar cuentas resumen está pendiente o en marcha.

Tablas de General Ledger

Las Tablas de General Ledger se pueden clasificar en  5 categorías.De entre las cuales las tablas importantes se resume na continuación:

Tablas de Contabilidad:

GL_LEDGERS: Almacena información sobre los libros de contabilidad definidos en el Administrador de configuración de Contabilidad y los juegos e Libros definidos en la pantalla de Juego de Libros. Cada fila incluye el libro Contable , nombre corto, descripción, moneda contabilidad, calendario, tipo de período, plan de cuentas, y otra información. 

GL_CODE_COMBINATIONS: Tabla que almacena las combinaciones de cuentas contables para cada estructura del Flexfield Contable(Accounting Flexfield) dentro de la aplicación Oracle General Ledger.

Tablas de Periodo : 
GL_PERIODS: Almacena información sobre los períodos contables que se definen mediante el formulario Calendario Contable. 

GL_PERIOD_SETS: Almacena los calendarios que se definan usando el formulario Calendario Contable. 

GL_PERIOD_TYPES: Almacena los tipos de período definidos utilizando el formulario Tipos Período. Cada fila incluye el nombre del Tipo de  período , el número de períodos por año fiscal, y otra información.

Tabla de Asientos: 
GL_JE_BATCHES: Tabla de lotes de Asientos Diarios. Cada fila incluye el nombre de lote, descripción, estado, los totales de  débitos y créditos, y otra información. 

GL_JE_HEADERS: Tabla de Cabecera de Asientos Diarios. Hay una relación de uno a varios entre los lotes de Asientos y las Cabeceras de Asientos Diarios. Cada fila de esta tabla incluye el ID asociado del lote, el nombre de Asiento Ingresado y la descripción, y otra información.

GL_JE_LINES: Tabla de líneas  de Asientos Diarios.  Hay una relación de uno a varios entre las Cabeceras de Asientos Diarios y las Líneas  de Asientos Diarios. Cada fila de esta tabla almacena el identificador de cabecera Asiento asociado, el número de línea, el ID de combinación Contable, y los débitos o créditos asociados a la línea del asiento. 

GL_JE_SOURCES: Tabla de Orígenes  de Asientos Diarios. Cada ingreso de Asiento Diario en Oracle General Ledger se le asigna un nombre de origen que indique la forma en que fue creado. Esta tabla corresponde al formulario de Orígenes de Asientos. 

GL_JE_CATEGORIES: Tabla de Categoría  de Asientos Diarios. Cada fila incluye el nombre de la categoría y la descripción.

Tablas de Conversión y Consolidación: 
GL_CONSOLIDATION: Tabla que Almacena información sobre las asignaciones de consolidación. Cada fila incluye el ID de un mapeo, nombre, descripción y otra información. Esta tabla corresponde a la primera ventana del formulario de Asignaciones de Consolidación. Necesita una fila para cada asignación de consolidación. 

GL_CONSOLIDATION_ACCOUNTS: Tabla que Almacena los rangos de cuentas que se introducen al consolidar los saldos utilizando el formulario de Datos de Consolidación de Transferencia.

GL_DAILY_RATES: Tabla  que Almacena los tipos de conversión diarios para transacciones en moneda extranjera. Almacena la tasa a utilizar al realizar la conversión entre dos monedas para una fecha y tipo de conversión. 


GL_DAILY_BALANCES: Tabla  de saldos diarios agregados para el detalle y balance del  resumen de cuentas por cada Juego de Libros.

Tablas de Presupuestos: 

GL_BUDGET_TYPES: Tabla que almacena información sobre los tipos de presupuesto. Oracle General Ledger sólo admite un tipo de presupuesto, 'STANDARD'. Por lo tanto, esta tabla contiene siempre sólo una fila. 

GL_BUDGET_ASSIGNMENTS: Tabla  que almacena las cuentas que se asignan a cada organización de Presupuesto. Cada fila incluye la moneda asignada a la cuenta y el código de de cuenta. El código ingresado es 'E' o 'C' si es calculado. 

GL_BUDGET_INTERIM: Se utiliza internamente por las aplicaciones de Oracle General Ledger para publicar los saldos presupuestarios a la tabla GL_BALANCES. Las filas se añaden a esta tabla cada vez que se ejecuta el programa de Contabilización del Presupuesto. El programa actualiza los saldos presupuestarios correspondientes en GL_BALANCES basados ​​en las filas de este cuadro y, a continuación, elimina las filas en esta tabla que se utiliza.

Tablas de Interface: 

GL_INTERFACE: Se utiliza para importar lotes de Asientos Diarios de importación. Inserta filas en esta tabla y luego utiliza la ventana Importar Asientos para crear lotes de Asientos Diarios. 

GL_INTERFACE_CONTROL: Se utiliza para controlar la ejecución de Importar Asientos. Siempre que se inicia una importación  en el formulario de Importar Asientos , una fila se inserta en esta tabla para cada origen y el grupo especificó. Cuando  Importar Asientos se  completa, elimina estas filas de la tabla. 

GL_BUDGET_INTERFACE: Se utiliza para cargar los datos del Presupuesto en Oracle General Ledger a partir de una hoja de cálculo o de otra fuente externa. Cada fila incluye el valor de los importes del presupuesto de una cuenta de un año fiscal.

Configurar MRC(Divisas Múltiples de Información)

Para configurar  MRC o Divisas Múltiples de Información, primero debemos establecer las divisas con el cual se va a trabajar con los libros.  Para ello debemos ir a una responsabilidad de General Ledger >> Configuración >> Divisas >> Definir. Podemos utilizar las divisas ya definidas en esta pantalla para ello solo debemos marcar el campo Activado y grabar. Si fuera el caso ingresar la información de la nueva divisa en la pantalla.

Definir Juego de Libros de Información

Una vez definido las divisas debemos crear los tipos  de cambio , completado esta opción ya podemos crear el Juego de Libros Primario y el de información.  Cuando se crea el juego de libros por defecto  en la pestaña Divisas Múltiples de Información se marca como tipo Juego de Libros Primario. para crear nuestro segundo juego de libros de información debemos seleccionar el tipo juego de libros de Información. Para ello debemos ir a General Ledger >> Configuración >> Financiera >> Libros >> Definir.

Para utilizar MRC, debe definir  juego de libros de Información  y asociarlos con su juego de libros primario. Tener en cuenta que un  juego de libros de Información  es una entidad de información financiera que se asocia con un juego de libros primario. El  juego de libros de Información tiene el mismo plan de cuentas y calendario contable como el primario, pero por lo general tiene una moneda funcional diferente.

Una vez definido los juegos de libros, se deben crear las responsabilidades para asignar los datos del juego de libros de Información. Debe asignar los siguiente perfiles:

Nombre de Juego de Libros de GL

MRC: Informando Juego de Libros

No es obligatorio crear Responsabilidades de AP/AR en 10.5.2 como podemos comprobar la contabilidad en las responsabilidad asignadas a  juego de libros de Información y primaria en sí. Las responsabilidades auxiliares como AP, AR, PO, etc no requieren una responsabilidad separada para reflejar la datos del libro auxiliar. Después que los datos son contabilizados en AP y AR, se puede comprobar navegando en la pantalla Ver contabilidad y dando clic en el botón divisa alternativa. 

Luego de configurar los perfiles debemos definir el primer periodo para el Juego de Libros de Información para ello ir a General Ledger >> Configuración >> Abrir / Cerrar.  Los primeros períodos de calendario para el juego de libros no tiene que ser el mismo que el juego de libros de Información.

Asignar Juego de Libros de Información al Primario
La pantalla Asignar Juego de Libros de Información sirve para asignar cada juego de libros de información a su juego de libros primario. Tenga en cuenta las siguientes reglas:

Puede asignar hasta ocho juego de libros de información para un único juego de libros primario. La mayoría de organizaciones encontrarán la necesidad de asignar a más de tres.

Precaución: Si necesita asignar más de tres juego de libros de información a un juego de libros primario, esto  tendrá un impacto incremental en el rendimiento y el consumo de espacio en disco de su sistema.

Puede asignar el mismo juego de libros de información a más de un juego de libros primario, siempre que todos ellos tengan el mismo calendario y plan de cuentas.Esto se necesita para consolidar las transacciones de varios juegos de libros primarios en la misma moneda de reporte.

No se puede asignar un juego de libros primario a otro juego de libros primario o juego de libros de información.


Si utiliza la contabilidad base combinada de Oracle Payables, sólo es necesario asignar el juego de libros de información asociado al juego de libros primario de Oracle Payables. La relación de Payables para el juego de libros de información se realizará en el siguiente paso al definir las opciones de conversión de Payables.

Para asignar un juego de libros del información al primario debemos ir a  ir a General Ledger >> Configuración >> Financiera >> Libros >> Asignar.  Seleccione el el juego de libros primario de la lista de valores. En la lista de valores en la región inferior, seleccione el  Juego de Libros de Información que desea asignar al primario. 

Dar al botón Opciones de conversión para definir las opciones de conversión para cada combinación de Aplicación de Oracle y la unidad operativa para la que desea convertir las transacciones a su moneda funcional de informes para el juego de libros primario. Una vez terminado guardar los cambios, con esto ya ha configurado la funcionalidad de Divisas Múltiples de Información

Juego de Libros

Un concepto fundamental en R12  las aplicaciones de Oracle es el Ledger. El Ledger representa una representación contable de una organización el cual   reemplaza el concepto de 11i de un Juego de libros(Set of Books).  Hoy día aun hay varios clientes que trabajan en la versión de 11i ya sea porque estan en una etapa de Upgrade al R12 o a otro ERP. Sin embargo es posible se de el caso que deban crear nuevas unidades operativas con su propios Juegos de Libros.

Como concepto debemos entender que un Juego de Libros determina la Moneda Funcional(Currency), Estructura Contable(Char of Accounts), y el Calendario(Calendar) para cada empresa o grupo de empresas. Si tiene que informar sobre sus saldos de cuentas en múltiples monedas, debe configurar un conjunto adicional de libros para cada moneda. El Juego de libros Principal debe utilizar su moneda funcional. 

Cuando se define un juego de libros, también se puede optar por habilitar el procesamiento de saldo promedios. Si elige esta opción, el modulo de Contabilidad General hará un seguimiento en sus  saldos promedios al final de cada día. 

También se puede optar por activar el control presupuestario.  Si elige esta opción, los compromiso se crearán automáticamente para sus transacciones en General Ledger, Payables y Purchasing. Si tiene que informar sobre sus saldos en diferentes divisas deberá configurar la opción de Divisas Múltiples de Información.

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Antes de poder utilizar un juego de libros, el Administrador del Sistema debe asociar el juego de libros con uno o más responsabilidades. Esto se hace utilizando la opción de perfil GL Set of Books Name. Su responsabilidad determina qué juego de libros desea utilizar.

Creando Juego de Libros

Navegar a una Responsabilidad de General Ledger >> Configuración  >> Financiera >> Libro >> Definir. Ingresar un nombre para el juego de libros. Este nombre sera el que aparecerá en las lista de valores de Juegos de Libro y en los encabezados de los reportes. 

Ingresar una abreviatura que aparecerá en la barra de título de cada ventana. Ingresar el nombre del Plan de Cuentas o estructura contable. Luego ingresar una Divisa funcional o moneda funcional elcual sera la  moneda base para los informes y transacciones. 

Asignar un Calendario  y un  Tipo de Período. General Ledger  utiliza los periodos del calendario que tienen el tipo de periodo especificado para el ingreso de asientos , el presupuesto y la presentación de reportes con el juego de libros. 

Ingresar  el número de Períodos futuros para permitir  el ingreso de asientos. General Ledger asigna automáticamente un estado de Futuro Asiento a períodos contables tras el último periodo abierto en su calendario, basado en el número ingresado en este campo. Si cambia el número de los futuros períodos para su Juego de libros, General Ledger no cambia el estado  hasta que se abra un nuevo período en la  ventana de Abrir y Cerrar Períodos. 

Finalmente asignar la cuenta de  Ganancias Retenidas por defecto para su juego de libros en la pestaña Cierre. 

Combinaciones de Cuentas Contables

En General Ledger para utilizar sus Cuentas Contables debe crear Combinaciones, Estas combinaciones contendrán la información del Plan de Cuentas de la empresa . Debe definir todas las nuevas cuentas de forma manual si no se  permite la inserción automática de crear nuevas cuentas contables. Puede activar o desactivar las combinaciones contables en cualquier momento.

Agregar nueva combinación contable:

Para registrar una nueva combinacion contable debe navegar a una Responsabilidad de General Ledger >> Configuración >> Cuentas >> Combinaciones. Ingresar la cuenta que desea agregar. Contabilidad General comprueba si la  combinación es válida.

(Opcional) Puede ingresar  un rango Fechas para su combinación contable. Dicha  cuenta solo será efectiva bajo el rango de las fechas Desde y Hasta. La casilla de Activado sirve para activar la combinación y si ha ingresado una combinación dentro de un rango de fechas solo estará activado durante el tiempo ingresado.

La casilla de Preservado sirve  para mantener los atributos actuales asociados con la cuenta. La configuración predeterminada no lo selecciona. Para explicar esta casilla daremos el siguiente caso, si desactivamos el valor de un segmento por ejemplo una cuenta y ejecutar el programa Programa - Heredar Atributos de Valores de Segmentos, todas las cuentas que incluyen ese segmento y que no están marcados como preservado, también se desactivarán. Marcar las casillas de Autorizar Contabilización y Autorizar Presupuestacion. Finalmente grabar.

Reglas de Seguridad

Las Reglas de Seguridad(Security Rule) le dan la capacidad para restringir un conjunto de valores para un usuario durante el ingreso de datos. Es fácil definir las reglas de seguridad y controlar a  nivel de responsabilidad. Le permite determinar quién puede usar los valores de segmento de FlexField le da un mayor control sobre quién puede utilizar los datos con restricciones en su aplicación.

Las Reglas de seguridad  controlan el acceso del usuario a los valores de Flexfields Claves tal es el caso para el Plan de Cuentas. El FlexField contable debe ser estructurado de manera que las normas de seguridad se puedan definir de manera sencilla. Estas reglas se asignan a las responsabilidades, que luego son asignados a individuos.

Definir Reglas de Seguridad
Para definir Reglas de Seguridad ir a una  Responsabilidad de General Ledger >> Configuración >> Financiera >> Flexfields >>Clave >>Seguridad >>Definir. En el Bloque de valores de segmentos, identificar el Flexfield a Definir Reglas. Puede identificar el valor establecido o por el segmento Flexfield.  En la región de regla de seguridad, escriba un nombre y una descripción para su regla de seguridad. Ingresar un mensaje para esta regla de seguridad. Este mensaje aparece automáticamente cada vez que un usuario entra en un segmento de valor que infringe la regla de seguridad. Finalmente definir los elementos de regla de seguridad que componen su regla. 

Elementos de Reglas de Seguridad

Se define un Elemento de Regla de Seguridad especificando un rango de valores que incluye tanto un valor Desde y Hasta para su segmento. Un elemento de regla de seguridad se aplica a todos los valores de segmentos incluidos en el rango de valores que se especifique. 

Se pueden usar los tipos Incluir o Excluir, donde Incluir incluye todos los valores y excluir excluye todos los valores en el rango especificado. Cada regla debe tener por lo menos un elemento Incluir , ya que una regla excluye automáticamente a todos los valores salvo que los incluya específicamente. 

Asignar  Reglas de Seguridad
Para asignar las Reglas de Seguridad a una Responsabilidad dar al botón Asignar en la misma ventana de  Reglas de Seguridad.  En la región de reglas de seguridad, ingresar la aplicación y la responsabilidad a la que desea asignar las  reglas de seguridad. Luego en el campo nombre ingresar el l nombre de la regla de seguridad que desea asignar a esta responsabilidad y grabar los cambios.

Juego de Valores Independiente

Un Juego de Valores de Tipo Independiente proporciona una lista predefinida de valores para un segmento. Estos valores pueden tener una descripción asociada. El significado de un valor en este tipo de juego de valores no depende de el valor de cualquier otro segmento. Los Valores independientes se almacenan en una tabla de Oracle AOL. 

Valores Segmento

Cuando se crea un Juego de valores de Tipo Independiente debe usar la pantalla Valores Segmento para definir los valores válidos para la lectura del Juego de Valores. Debe utilizar esta ventana para definir los valores que pertenecen a Tipo Independiente, Dependiente, traducible Independiente o traducible Dependiente. Puede definir nuevos valores de segmento agregando una  descripción por valor para sus valores y para activar o desactivar los valores existentes también.

También puede especificar Calificadores para valor de segmento, grupos de resumen, y rangos secundarios. También puede visualizar y mover  las jerarquías de valor para el segmento Accounting FlexField  o para cualquier flexfields de aplicaciones personalizadas que utilizan el valor jerarquías. Tener en cuenta que debido a que el Accounting FlexField es el único flexfield clave de Oracle E-Business Suite que utiliza la matriz, el grupo de resumen, el nivel de la jerarquía y calificadores de segmento, sólo es necesario ingresar esta información para los valores que se asocian con su Plan de cuentas alojado en Accounting FlexField.

Agregar Valores a Juego de Valores Independiente

Para definir valores navegar a la responsabilidad de Administrador de sistema >> Validación >> Valores.  Consultar por un Juego de Valores  establecido como Independiente. Ingresar un Valor de segmento que es válido para su aplicación. Un valor válido puede ser una palabra, frase, abreviatura o código numérico. Los usuarios pueden ingresar este valor en un segmento flexfield o un parámetro de reporte que utiliza este juego de valores. 

Cualquier valor que defina debe ajustarse a los criterios definidos para su juego de valores. Por ejemplo, si su juego de valores sólo puede aceptar los valores de un carácter sin caracteres alfabéticos o especiales permitidos, sólo puede ingresar los valores de 0 a 9 en este campo.

Dado que los valores individuales pueden ser referenciados desde otros modulos, no puede eliminar los valores válidos que ya han sido definidos, ni se puede cambiar esos valores. Puede, sin embargo, cambiar la descripción de un valor válido en el campo Descripción. Los usuarios ven esta descripción junto con su valor cada vez que se seleccione un valor en un segmento flexfield que utiliza este Juego de Valores.

Marque la casilla de Activado para hacer que su valor sea valido. Si quiere tener el valor efectivo por un tiempo limitado, puede ingresar una fecha Desde o Hasta para él. No puede borrar los valores de esta ventana, ya que se hace referencia en otras partes del sistema, pero se puede desactivar en cualquier momento. 

Como crear y agregar un segmento calificador

Cuando agregamos valores a nuestros juegos de valores que pertenecen a la configuración del plan de cuentas podemos observar que de acuerdo al tipo de cuenta podemos seleccionar segmentos Calificadores.  Dentro de las opciones que nos brinda  Oracle podemos definir calificadores  de segmentos adicionales que son utilizados con la finalidad de brindar una calificación específica para la organización.

Pongamos en siguiente ejemplo: Un centro de costos representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen costos, agrupando estos en unidades de decisión, control y responsabilidad. Un departamento que cuente con un responsable y con un presupuesto es un centro de costos. Los centros de costos se utilizan para la imputación diferenciada de los gastos generales, siendo posible asignar clases de actividad a un centro de costo en particular.

Podemos clasificar los centros de costos entre principales y auxiliares, siendo los principales los que intervienen directamente en la fabricación o construcción y los centros auxiliares los costos indirectos.

Ahora si se requiere crear esta clasificación en Oracle, primero debemos crear un Lookup llamado XX_PRUEBA para ello debemos ir a la responsabilidad de Desarrollador de Aplicaciones >> Aplicación >> Consultas >> Biblioteca de Objetos de Aplicación. Acá debemos crear nuestra consulta con los valores de Principal y Auxiliar.

Para agregar este tipo de clasificador primero debemos empezar a ir a la responsabilidad de Desarrollador de Aplicaciones >> Flexfield >> Clave >> Registrar. Debemos buscar el flexfield clave titulado Accounting Flexfield utilizando la opción de búsqueda o con F11.

Una vez ubicado dar clic al botón Calificadores. Después de hacer clic en el botón Calificador. Consultar el Segmento al cual se requiere en este caso el Segmento Centro de Costo. En la región Calificadores de segmento dar clic al botón nuevo, agregar un nombre para el nuevo calificador, el prompt en este caso llamado tipo. Una descripción que de una referencia al calificador. Se especifica el nombre de una columna derivada al definir un calificador segmento.

En el campo Tipo QuickCode debemos agregar el lookup que se ha definido con anterioridad. Finalmente escoger el Valor por defecto en este caso Principal. Grabar los cambios.

Para revisar los cambios debemos nuevamente verificar los valores de los segmentos de los juego de valores. En el campo Calificadores se puede visualizar el nuevo calificador tipo tal cual se ha configurado.

Organizaciones de Inventario

Una Organización de Inventarios(Inventory Organization) es un lugar de  inventario con su propio listado de artículos. Una organización puede ser una empresa, subsidiaria, o un almacén. Esta organización  representa un lugar de fabricación o distribución. Las Organizaciones de inventario se utilizan para dar seguimiento al stock o Cantidad en Mano, de los bienes y de sus ingresos y salidas. Una organización de inventarios es la entidad de nivel más bajo para el acceso de artículos al sistema. 

Sólo una única dirección puede ser asignada a una Organización de inventario. Una organización de inventario se le asigna un juego de libros que determina el plan de cuentas, calendario fiscal, y la moneda base para todas las actividades financieras y de valor agregado que se produzcan dentro de la organización. 

Una ejemplo de Organización es la Organización Maestra o la Maestra de Articulos. En general,  se crea una sola organización inventario y se designa a una organización principal. Los productos que se definen por primera vez en la organización principal pueden habilitarse en las demás organizaciones.